एक अच्छा लेखन एक साथ कई भावनाओं को भड़का सकता है। यही लेखन की शक्ति है, और यह किसी भी प्रकार के दस्तावेज़ीकरण के लिए आवश्यक है। एक सफल दस्तावेज़ लेखक में जटिल जानकारी को सरल भाषा में तोड़ने की क्षमता होती है। दस्तावेज़ लेखन तकनीकी लेखन के समान है। हालाँकि, तकनीकी लेखन की तुलना में कई प्रकार के दस्तावेज़ हो सकते हैं।
विभिन्न प्रकार के व्यवसायों के लिए विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ लेखन की आवश्यकता होती है। नतीजतन, दस्तावेज़ लेखन हमेशा रुझानों पर अनुवर्ती कार्रवाई के लिए नई जानकारी एकत्र करता है। इसके अलावा, उन्हें किसी भी प्रकार की परियोजना के लिए सम्मोहक सामग्री लिखने के लिए बहुमुखी होने की आवश्यकता है। इन सबसे ऊपर, इस क्षेत्र में ग्राहक की आवश्यकता को समझना भी महत्वपूर्ण है।
तो क्या एक लेखक को सम्मोहक दस्तावेज़ बनाने के योग्य बनाता है? इससे पहले कि हम इसमें गहराई से उतरें, हमें यह समझना चाहिए कि एक दस्तावेज़ लेखक का अर्थ क्या है।
दस्तावेज़ लेखक
प्रत्येक व्यवसाय व्यवसाय को संचालित और प्रबंधित करने के लिए विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ीकरण का उपयोग करता है। इनमें से कोई भी दस्तावेज गुम या गलत होने पर कंपनियों को काम करना मुश्किल होगा। उदाहरण के लिए, एक कंपनी को अपने ग्राहकों और कर्मचारियों को संदेश देने के लिए मैनुअल, दिशानिर्देश और एसओपी की आवश्यकता होती है। इसमें कंपनी की महत्वपूर्ण और मूल्यवान जानकारी शामिल है। नतीजतन, कंपनी की सफलता और निरंतरता उसके दस्तावेजों की प्रभावशीलता पर निर्भर करती है।
लेखक जो कंपनियों के लिए दस्तावेज़ वितरित करता है, जटिल डेटा को समझ और स्पष्ट तरीके से संप्रेषित करता है। वे उत्पादों या सेवाओं की जटिल प्रणालियों को सरल भाषा में तोड़ देते हैं। इसके अलावा, वे ऐसे दस्तावेजों की प्रणालियों और प्रक्रियाओं का प्रबंधन भी करते हैं।
दस्तावेज़ लेखक विषय वस्तु विशेषज्ञों से महत्वपूर्ण जानकारी प्राप्त करते हैं (एसएमई), इंजीनियर, परियोजना प्रबंधक और डेवलपर्स। ऐसे कर्मियों के साथ काम करना एक सूचनात्मक और समझने में आसान दस्तावेज़ बनाना लेखकों के लिए कम चुनौतीपूर्ण हो जाता है। नतीजतन, कंपनियों को अन्य विभागों से भी इनपुट की आवश्यकता होती है जो कंपनी के विभिन्न पहलुओं में काम करते हैं। आमतौर पर, दस्तावेज़ीकरण की आवश्यकता उन व्यवसायों के लिए होती है जो प्रौद्योगिकी, चिकित्सा और विपणन पर निर्भर होते हैं।
एक सफल दस्तावेज़ लेखक बनने के लिए टिप्स
दस्तावेज़ के किसी भी रूप में अच्छे लेखन की आवश्यकता होती है। अच्छा लेखन एक ऐसी चीज है जिसे समझना आसान है, इसके विपरीत मजबूत है, मनोरम है और तथ्यात्मक है। एक लेखक का उद्देश्य पाठकों तक विचारों को पहुंचाना और उन्हें कार्रवाई करने के लिए राजी करना है। यदि आप पाठकों से किसी भी प्रकार के इच्छित परिणाम निकालने का प्रबंधन करते हैं, तो आपका दस्तावेज़ अच्छा माना जाता है। उस स्तर पर रहने के लिए, आपको अपने लेखन के साथ-साथ अपने ज्ञान में भी सुधार करने की आवश्यकता है। एक सफल दस्तावेज़ लेखक बनने के लिए हमारे पास एक संपूर्ण मार्गदर्शिका है। आपको बस इन टिप्स को फॉलो करना है।
1. एक संवादी स्वर में लिखें
लेखन का संवादी स्वर पाठकों को किसी मित्र या सहकर्मी से बात करने का विचार देता है। जब हम किसी के साथ आमने-सामने बातचीत करते हैं तो हम अधिक ध्यान देते हैं और बेहतर समझते हैं। परिणामस्वरूप, दस्तावेज़ लेखन में इस स्वर का उपयोग करने से आपके पाठक जुड़ सकते हैं।
2. सक्रिय आवाज का प्रयोग करें
सक्रिय स्वर में किसी चीज का वर्णन करने से अधिक प्रभाव पड़ता है और पाठकों को सही जानकारी मिलती है। सक्रिय क्रिया वर्तमान क्षण का आभास दें कि कुछ हो रहा है। उदाहरण के लिए, "दस्तावेज़ की समीक्षा की गई" के बजाय "दस्तावेज़ पढ़ा गया" लिखना अधिक प्रभावी लगता है। इसके अलावा, सक्रिय आवाज में लिखना आपके दस्तावेज़ को समग्र रूप से एक उपयुक्त रूप देता है।
3. उचित व्याकरण और विराम चिह्न का प्रयोग करें
इसमें कोई संदेह नहीं है कि यदि व्याकरण और विराम चिह्नों की कई त्रुटियां हैं तो महान लेखन निम्न गुणवत्ता वाला हो सकता है। नतीजतन, आपको यह सुनिश्चित करने की ज़रूरत है कि आपके दस्तावेज़ों में सभी व्याकरण और विराम चिह्न सही हैं। यह पाठकों को सामग्री को आसानी से समझने और आप जो बताने की कोशिश कर रहे हैं उसे समझने में मदद करते हैं।
4. अपने दस्तावेज़ को दो बार प्रूफरीड करें
जैसे आपका व्याकरण और विराम चिह्न सही होना चाहिए, वैसे ही आपके दस्तावेज़ की अन्य चीज़ें भी सही होनी चाहिए। प्रकाशन से पहले अपने दस्तावेज़ को प्रूफरीड करना आवश्यक है। इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी सामग्री त्रुटि मुक्त है, दस्तावेज़ों को दो बार प्रूफरीड करें।
5. जब आवश्यक हो प्रभावी दृश्यों और रेखांकन का प्रयोग करें
पाठक रेखांकन और दृश्य देखना पसंद करते हैं क्योंकि इससे उन्हें बेहतर ढंग से समझने में मदद मिलती है। नतीजतन, आपको जब भी उपयुक्त हों, आपको दृश्यों और ग्राफ़ का उपयोग करने की आवश्यकता होती है। इसके अलावा, सुनिश्चित करें कि वे प्रभावी हैं और पाठकों की समझ को बढ़ाते हैं।
6. लिखते समय अपने दर्शकों का ध्यान रखें
हमेशा याद रखें कि आप दस्तावेज़ क्यों लिख रहे हैं। अधिक महत्वपूर्ण, आप इसे किसके लिए लिख रहे हैं। लिखते समय अपने दर्शकों को ध्यान में रखते हुए आपको इस तरह से लिखने में मदद मिलती है जो समझने में आसान हो। इसके अलावा, आप अपने दर्शकों के संदर्भ में फिट होने वाली सामग्री का प्रकार चुनेंगे।
7. संक्षिप्त और सटीक लिखें
किसी को भी लंबे वाक्य पढ़ना पसंद नहीं है; नतीजतन, पाठक अपनी समझ में खो जाते हैं। अपने संदेश को व्यक्त करने के लिए कम से कम संभव शब्दों का उपयोग करना महत्वपूर्ण है। इस तरह, पाठक न केवल इसे समझेंगे, बल्कि इसे पढ़ने का आनंद भी लेंगे। उसके बाद, यदि आप एक सफल दस्तावेज़ लेखक बनना चाहते हैं, तो आपको सटीक होने की भी आवश्यकता है।
8. ठोस उदाहरणों का प्रयोग करें
अपने संदेश को उपयोगी और स्पष्ट तरीके से समझाने के लिए ठोस उदाहरणों का उपयोग करें। अधिकतर, पाठक एक ठोस उदाहरण देखने के बाद अवधारणा को स्पष्ट रूप से समझेंगे।
9. शीर्षकों और उपशीर्षकों का प्रयोग करें
अपनी सामग्री को अलग और प्रवाहित करने के लिए हमेशा शीर्षक और उपशीर्षक का उपयोग करें। यह दस्तावेजों की संरचना और पाठकों के विचारों को व्यवस्थित करता है। इसलिए समझने में आसानी होती है।
10. उचित संरचना का प्रयोग करें
संरचना उन महत्वपूर्ण कारकों में से एक है जो आपके दस्तावेज़ को महान बनाती है। दस्तावेज़ को लिखना शुरू करने से पहले उसका एक रोड मैप बनाएं। नतीजतन, आपके दस्तावेज़ की समग्र संरचना बहुत अधिक आकर्षक होगी।
निष्कर्ष
एक बेहतरीन टूल शब्द बनाएं by ऑफी डॉक्स एक उत्कृष्ट मुफ्त दस्तावेज़ लेखक हैं। अपने दस्तावेज़ लेखन कौशल का अभ्यास शुरू करने के लिए यह एक शानदार जगह है। उपयोगी सुविधाओं के साथ, आपको किसी और चीज की आवश्यकता नहीं होगी। पाठक महान दिमागों के लेखन का आनंद लेते हैं और जिनके पास अपनी सामग्री बनाने की रणनीति है। एक सफल दस्तावेज़ लेखक अपने सभी कार्यों में इन युक्तियों का पालन करता है। अगर आप भी इन टिप्स को फॉलो करते हैं तो यकीनन आपके डॉक्यूमेंट्स पढ़ने और समझने में आसान होंगे।
