Excel 시트를 바라보며 데이터 입력을 좀 더 체계적으로 만들기 위해 약간의 마법을 뿌릴 수 있었으면 좋겠다고 생각한 적이 있습니까? 글쎄요? "드롭다운 목록"이라고 불리는 것이 있습니다. 이 블로그에서는 Excel의 드롭다운 목록에 항목을 추가하는 쉽고 쉬운 단계를 안내합니다. 더 이상 스크롤이 엉망이거나 일치하지 않는 항목이 없습니다. 깔끔하고 클릭 가능한 옵션만 있으면 됩니다.
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Excel의 드롭다운 목록 소개
드롭다운 목록 사용의 이점
데이터 유효성 검사 목록이라고도 하는 드롭다운 목록은 Excel 사용자에게 몇 가지 강력한 이점을 제공합니다.
- 데이터 정확도 : 데이터 입력 선택을 미리 정의된 항목으로 제한함으로써 드롭다운 목록은 오류 가능성을 줄여 유효한 데이터만 입력되도록 합니다.
- 일관성 : 일관된 데이터 세트를 유지하는 것은 분석 및 보고에 매우 중요합니다. 드롭다운 목록은 미리 결정된 선택 항목 세트를 제공하여 표준화를 시행합니다.
- 효율성 : 대규모 데이터 세트 또는 복잡한 양식의 경우 드롭다운 목록을 통해 사용자가 사용 가능한 옵션 중에서 쉽게 선택할 수 있으므로 데이터 입력이 단순화됩니다.
사전 조건
Excel에서 드롭다운 목록 만들기를 시작하기 전에 고려해야 할 몇 가지 필수 구성 요소가 있습니다.
- 기본 Excel 지식: Excel의 인터페이스와 기능에 익숙해지면 도움이 됩니다. Excel을 처음 사용하는 경우 입문 과정을 수강하거나 자습서를 탐색하여 기초 기술을 구축해 보세요.
- 설치된 엑셀: 컴퓨터에 Microsoft Excel이 설치되어 있는지 확인하십시오. 이 가이드는 다양한 제품에 적용됩니다. 버전 Excel 2019, Excel 2016 및 Excel 365를 포함한 Excel의
드롭다운 목록 만들기
1단계: 데이터 준비
드롭다운 목록을 만드는 첫 번째 단계는 목록에 포함할 데이터를 준비하는 것입니다. 워크시트의 별도 영역, 다른 워크시트 또는 외부 Excel 파일에 항목 목록이 준비되어 있어야 합니다. 이 목록은 드롭다운 선택 항목의 소스 역할을 합니다.
2단계: 드롭다운 목록의 셀 선택
드롭다운 목록을 만들려는 셀로 이동합니다. 이 셀에는 사용자가 미리 정의된 항목 중에서 선택할 수 있는 드롭다운 화살표가 있습니다.
3단계: 데이터 유효성 검사 기능에 액세스
- 다양한 데이터 관련 기능에 액세스할 수 있는 Excel 리본에 있는 "데이터" 탭으로 이동합니다.
- "데이터 도구" 그룹에서 "데이터 유효성 검사"를 클릭합니다. 이 작업을 수행하면 드롭다운 목록의 매개변수를 정의할 수 있는 "데이터 유효성 검사" 대화 상자가 열립니다.
4단계: 목록 정의
"데이터 유효성 검사" 대화 상자에서 다음을 수행하십시오.
ㅏ. 데이터 유형 허용
- '설정' 탭에 '허용'이라고 표시된 필드가 있습니다. 드롭다운 메뉴를 클릭하면 다양한 데이터 유형이 표시됩니다. 사용 가능한 옵션에서 "목록"을 선택하십시오.
비. 소스 지정
- "소스" 필드에서는 드롭다운 목록 항목의 소스를 정의할 수 있습니다. 두 가지 옵션이 있습니다:
- 수동 입력 : 목록 항목을 쉼표로 구분하여 '소스' 필드에 직접 입력하세요. 예를 들어 과일 드롭다운 목록을 만드는 경우 '사과, 바나나, 체리, 대추'를 입력할 수 있습니다.
- 셀 범위: 항목 목록이 특정 셀 범위에 있는 경우 '소스' 필드 끝에 있는 작은 아이콘을 클릭하여 해당 셀을 선택할 수 있습니다. Excel에서 셀 범위를 자동으로 채웁니다. 이 방법은 소스 범위를 수정하면 드롭다운 목록이 자동으로 업데이트되므로 목록이 자주 변경되는 경우 특히 유용합니다.
씨. 선택적 설정
- 이 섹션에서는 드롭다운 목록을 추가로 사용자 정의할 수 있습니다. 예를 들어, 사용자가 셀을 비워 둘 수 있는 옵션을 제공하도록 하려면 빈 셀을 허용하도록 선택할 수 있습니다. '셀 내 드롭다운' 옵션을 활성화하면 사용자가 셀에서 직접 드롭다운 화살표를 볼 수 있습니다.
- 이러한 설정을 구성한 후 "데이터 유효성 검사" 대화 상자는 선택한 항목과 유사해야 합니다.
디. 오류 경고(선택 사항)
- 사용자가 드롭다운 목록에 없는 데이터를 입력하려고 할 때 오류 경고를 설정하여 사용자를 안내할 수 있습니다. "오류 경고" 탭에서는 제목과 오류 메시지 텍스트를 사용자 정의하여 명확한 지침을 제공할 수 있습니다. 이 기능은 정확한 데이터 입력이 중요한 경우 특히 유용합니다.
5단계: 드롭다운 목록 테스트
설정이 구성되면 이제 드롭다운 목록을 테스트할 수 있습니다. 그렇게 하려면:
- 드롭다운 목록을 설정한 셀을 클릭합니다. 셀 모서리에 작은 화살표가 표시됩니다. 드롭다운 목록을 열고 사용 가능한 항목을 보려면 이 화살표를 클릭하세요.
- 목록에서 항목을 선택하면 셀이 채워집니다. 빈 셀을 허용한 경우 셀을 비워 둘 수도 있습니다.
Excel에서 드롭다운 목록을 성공적으로 만들고 테스트했습니다. 이 목록은 데이터 입력을 간소화하고, 데이터 일관성을 향상시키며, 오류를 최소화하는 데 도움이 됩니다.
기존 드롭다운 목록 수정
Excel의 드롭다운 목록은 정적이지 않으며 데이터 변경이 필요할 때 수정할 수 있습니다. 기존 드롭다운 목록을 수정하는 두 가지 일반적인 시나리오는 다음과 같습니다.
1. Excel 드롭다운 목록에 새 항목 추가
기존 드롭다운 목록에 새 항목을 추가하려면:
- 데이터 소스 업데이트: 데이터 원본에 새 항목을 추가하는 것부터 시작하세요. 이 소스는 별도의 워크시트나 동일한 시트에 있을 수 있습니다.
- 셀을 선택합니다: 그런 다음 업데이트하려는 기존 드롭다운 목록이 포함된 셀을 클릭합니다.
- 액세스 데이터 검증: 셀을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 "데이터 유효성 검사"를 선택하여 "데이터 유효성 검사" 대화 상자를 엽니다.
- 소스 업데이트: "데이터 유효성 검사" 대화 상자에서 목록을 처음 설정하는 "설정" 탭으로 이동합니다. '소스' 필드에서 새 항목을 포함하도록 소스 범위를 조정합니다. 새 항목을 필드에 직접 입력하거나 업데이트된 항목 목록이 포함된 셀을 선택하여 이 작업을 수행할 수 있습니다.
- 변경 사항 저장: 변경 사항을 저장하려면 "확인"을 클릭하십시오. 이제 드롭다운 목록에 추가한 새 항목이 포함됩니다.
2. Excel 드롭다운 목록에서 기존 항목 편집 또는 제거
기존 드롭다운 목록에서 항목을 편집하거나 제거해야 하는 경우:
- 데이터 소스를 편집합니다. 데이터 원본에 필요한 변경을 수행하는 것부터 시작하세요. 동일한 시트에서 소스를 직접 편집하거나 다른 위치에서 업데이트할 수 있습니다.
- 셀을 선택합니다: 기존 드롭다운 목록이 있는 셀을 클릭합니다.
- 액세스 데이터 검증: 셀을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 "데이터 유효성 검사"를 선택하여 "데이터 유효성 검사" 대화 상자를 엽니다.
- 소스 업데이트: "데이터 유효성 검사" 대화 상자에서 "설정" 탭으로 이동하여 데이터 소스의 변경 사항을 반영하도록 소스 범위를 조정합니다. 소스 범위가 업데이트된 항목 목록과 일치하는지 확인하세요.
- 변경 사항 저장: 변경 사항을 저장하려면 "확인"을 클릭하십시오. 이제 드롭다운 목록에 편집되거나 제거된 항목이 포함됩니다.
Excel에서 기존 드롭다운 목록을 수정하는 것은 간단하며 다음을 수행할 수 있습니다. 데이터를 최신 상태로 유지하세요.
Excel에서 드롭다운 목록 사용에 대한 모범 사례
Excel에서 드롭다운 목록으로 작업할 때 데이터가 정확하고 관리 가능한 상태로 유지되도록 다음 모범 사례를 고려하세요.
A. 데이터 검증
드롭다운 목록과 함께 데이터 유효성 검사 규칙을 구현합니다. 데이터 검증은 사용자가 드롭다운 목록에서만 항목을 선택할 수 있도록 하여 승인되지 않거나 잘못된 데이터를 수동으로 입력하는 것을 방지합니다. 특정 데이터 유효성 검사 기준을 설정하면 데이터 정확성과 일관성을 더욱 강화할 수 있습니다.
B. 오류 메시지
데이터 유효성 검사 설정의 일부로 오류 메시지를 활용하세요. 이러한 메시지는 사용자가 드롭다운 목록에 없는 데이터를 입력하려고 할 때 지침과 컨텍스트를 제공합니다. 유익하고 간결한 오류 메시지를 작성하면 사용자 경험을 향상하고 오류 가능성을 줄일 수 있습니다.
C. 일관성 및 표준화
드롭다운 목록의 항목 목록을 잘 구성되고 표준화된 상태로 유지하세요. 목록을 효과적이고 사용하기 쉽게 유지하려면 일관성이 중요합니다. 목록을 정기적으로 검토하고 업데이트하여 새 항목을 포함하거나 오래된 항목을 제거하세요. 표준화는 데이터 품질을 향상시키고 분석 및 보고를 단순화합니다.
드롭다운 목록의 일반적인 문제
드롭다운 목록을 사용하는 동안 몇 가지 일반적인 문제가 발생할 수 있습니다. 다음은 이러한 문제를 해결하고 해결하기 위한 몇 가지 팁입니다.
1. 일관성 없는 데이터 입력
사용자가 드롭다운 목록을 따르지 않고 수동으로 데이터를 입력하는 경우 데이터 유효성 검사 규칙을 강화해야 할 수도 있습니다. 데이터 유효성 검사 설정을 검토하고 데이터 입력을 드롭다운 목록으로 제한하도록 올바르게 구성되었는지 확인하세요.
2. 비활성화된 데이터 유효성 검사
데이터 유효성 검사가 비활성화된 것으로 나타나면 워크시트의 보호 설정을 확인하세요. 보호 설정으로 인해 데이터 유효성 검사가 비활성화될 수 있으므로 워크시트가 잠겨 있거나 보호되어 있지 않은지 확인하세요. "검토" 탭에서 보호 설정에 액세스할 수 있습니다.
3. 데이터 입력 제한
데이터 입력 제한 문제가 발생하는 경우 데이터 유효성 검사 설정을 검토하여 올바르게 구성되었는지 확인하세요. 사용자가 셀에서 드롭다운 화살표를 볼 수 있도록 하려면 “셀 내 드롭다운” 옵션이 활성화되어 있는지 확인하세요.
또한 읽기 : Excel에서 고유 값을 계산하는 방법은 무엇입니까?
결론
Excel에서 드롭다운 목록을 만들고 관리하는 기능은 데이터 입력을 향상하고 데이터 정확성을 유지하며 데이터 일관성을 향상하려는 사용자에게 유용한 도구입니다. 제품 목록, 직원 이름 또는 기타 유형의 데이터를 관리하는 경우 드롭다운 목록을 구현하면 데이터 입력이 단순화되고 오류가 줄어들며 데이터 품질이 향상됩니다.
이 가이드에 설명된 단계별 프로세스를 따르고 모범 사례를 준수하면 Excel에서 드롭다운 목록을 성공적으로 만들고 관리하여 데이터를 보다 효율적이고 정확하게 작업할 수 있습니다.
자주 묻는 질문
1. Excel에서 데이터 유효성 검사의 목적은 무엇입니까?
Excel의 데이터 유효성 검사는 셀에 입력할 수 있는 데이터 유형을 제어하고 제한하는 역할을 합니다. 이는 데이터 정확성, 일관성 및 사전 정의된 기준 준수를 보장하는 데 사용됩니다.
2. 동일한 워크시트에 여러 개의 드롭다운 목록을 만들 수 있나요?
예, 동일한 워크시트에 여러 개의 드롭다운 목록을 만들 수 있습니다. 생성하려는 각 드롭다운 목록에 대해 이 가이드에 설명된 동일한 단계를 따르기만 하면 됩니다. Excel은 단일 워크시트 내에서 여러 드롭다운 목록 생성을 지원합니다.
3. 무단 변경을 방지하기 위해 드롭다운 목록을 보호할 수 있습니까?
예, Excel의 워크시트 보호 설정을 사용하여 드롭다운 목록을 보호할 수 있습니다. 드롭다운 목록이 포함된 특정 셀이나 범위에 대한 데이터 입력 및 변경을 제한하여 무단 수정을 방지할 수 있습니다.
4. 더 이상 필요하지 않은 드롭다운 목록을 제거하려면 어떻게 해야 합니까?
- Excel에서 드롭다운 목록을 제거하려면 다음 단계를 따르세요.
- 제거하려는 드롭다운 목록이 포함된 셀을 선택합니다.
- Excel 리본의 "홈" 탭으로 이동합니다.
- "편집" 그룹에서 "지우기"를 클릭하고 "모두 지우기"를 선택합니다. 이 작업을 수행하면 선택한 셀에서 드롭다운 목록이 제거됩니다.
5. Mac용 Excel에서 드롭다운 목록을 사용할 수 있나요?
예, Mac용 Excel에서 드롭다운 목록을 사용할 수 있습니다. Mac용 Excel에서 드롭다운 목록을 만들고 관리하는 프로세스는 Windows용 Excel 가이드에 설명된 단계와 유사합니다. Mac용 Excel은 데이터 유효성 검사 및 드롭다운 목록을 지원하여 사용자에게 동일한 기능을 제공합니다.