שיתוף קבצי אקסל באופן מקוון

ישנן דרכים רבות לשתף ולערוך במהירות קובץ Excel עם עמית. חוברות עבודה משותפות היא תכונה של Excel המאפשרת למספר משתמשים לערוך ולעבוד על גיליון אלקטרוני בו זמנית. המשך לקרוא כדי לגלות דרכים לשיתוף קבצי אקסל באינטרנט.

למד עוד על חוברות עבודה משותפות אם העבודה שלך דורשת הרבה גיליונות אלקטרוניים ואתה צריך דרך פשוטה יותר לשתף פעולה.

עם השלבים המפורטים להלן, יותר מאדם אחד יכול לערוך קובץ אקסל, והבעלים יכול לקבל או לדחות את השינויים שבוצעו בקובץ.

ניתן גם לבטל את השיתוף של קבצים כאלה לאחר העבודה המשותפת. בואו נצלול לשלבים לשיתוף קובץ אקסל עם משתמשים אחרים.

כיצד לשתף קובץ אקסל

ישנם פרויקטים רבים בביצוע בעסקים הדורשים מספר משתמשים לגשת לקבצים כפולים. אקסל עוזר להשיג מטרה זו ומשמש חברות רבות שמטרתן להשיג בדיוק את זה.

ישנן דרכים רבות לשתף קובץ אקסל, נפרט כמה מהם למטה

צעד ראשון

1. פתח גיליון אלקטרוני, נווט לאפשרות התפריט בפינה השמאלית העליונה ולחץ עליה, יהיו אפשרויות נוספות בתפריט הנפתח

2. שנית, מצא את המפתח המשותף ולחץ עליו, כמה אפשרויות יופיעו שוב

3. האפשרויות יהיו לשתף באמצעות דואר אלקטרוני או להעתיק את הקישור, ולאפשר לכל אחד לגשת לקובץ.

השלבים המפורטים לעיל יאפשרו לך לשתף את קובץ האקסל בהצלחה עם אחרים.

שלב שני

אקסל מנוצל לעבודת צוות על ידי מספר הולך וגדל של אנשים בימינו.

בעבר, שליחת קובץ אקסל בדואר או שמירתו לשימוש מאוחר יותר הייתה הדרך היחידה לשתף אותו עם מישהו; כעת, גרסת 2016 החדשה של Excel מקלה על שיתוף ושיתוף פעולה בחוברות עבודה. אתה יכול להעניק למשתמשים אחרים גישה לאותו קובץ Excel על ידי שיתוף שלו.

פונקציה זו דורשת גם פעולות ספציפיות, אך הן די פשוטות לביצוע.

1. ראשית, מצא את אפשרות הסקירה, בשורה הראשונה העליונה של האקסל

2. לאחר לחיצה על סקירה, תופיע תפריט נפתח עם אפשרויות רבות

3. אתר את פונקציית שיתוף חוברת העבודה, שם תוכל לשתף את הקובץ ולהעניק גישה למשתמשים אחרים לגשת למסמך.

4. תיבת דו-שיח תופיע במקום שבו תסמן (אפשר שינויים על ידי יותר ממשתמש אחד)

לאחר השלמת כל התהליכים הללו, קובץ האקסל שותף בהצלחה.

הערה: על המשתמשים להיות מחוברים למיקום רשת מקומית כדי ששיטה זו תהיה יעילה.

שלב שלוש

1. פתח את הגיליון האלקטרוני ונווט אל אפשרות התפריט ולחץ עליה כדי לקבל את התפריט הנפתח שבו אפשרויות אחרות יהיו זמינות

2. השלב הבא הוא שמירת הקובץ ותהיה אפשרות לשאול היכן תרצה לשמור את הקובץ

3. לאחר שמירת הקובץ בתיקייה האישית שלך תוכל לצרף בקלות את קובץ האקסל שלך לכל תוכנה ולשתף אותו עם משתמשים אחרים.

חיפושים קשורים!!!

יתרונות וחסרונות של גיליונות אקסל ושיתוף חוברות עבודה/קבצים

Microsoft Excel נמצא כעת בשימוש על ידי יותר ויותר אנשים לפרויקטים משותפים.

ניתן לשתף בקלות חוברות עבודה ולשתף בהן פעולה באמצעות הגרסאות של Excel 20102013, ו- 2016.

אתה יכול להימנע מהטרחה של ניהול מספר גרסאות של קובץ Excel על ידי שיתוף זה עם משתמשים אחרים והענקת גישה בו-זמנית לאותו מסמך.

Pros

1. עריכה מרובה

גרסאות קבצים מרובות שנשלחות הלוך ושוב בדוא"ל עשויות לבלבל את חברי הצוות האחרים.

עד שהם מקבלים את הגרסה העדכנית ביותר, זה יכול לאסור על מישהו לבצע את המשימה שהוא רוצה.

אנשים מרובים יכולים לעבוד בו זמנית ולהימנע מבעיות אלו על ידי שימוש באפשרות חוברות עבודה משותפות.

2. ארגון ואיסוף נתונים

אחת הפונקציות הנפוצות של גיליונות אלקטרוניים היא איסוף וארגון נתונים.

לאחר מכן כל אחד יכול לארגן מידע בהתאם לסוג המידע ולאחר מכן למקם אותו בשורות ובעמודות מסודרות.

למרות שראיית אוסף גדול של נתונים בצורתם הלא מעובדת עשויה להיות מכריעה, יכולות התוכנית מאפשרות למשתמשים לבנות מצגות המנתחות את הנתונים ומשלבות אותם בתרשימים או טבלאות עוגה לצפייה והבנה פשוטה.

3. אינטגרציה עם כלים אחרים

זה נכון עבור מבוססי ענן גיליונות אלקטרוניים של Google.

אם העמודות של הגיליון האלקטרוני תואמות לשדות הקלט בתוכנה, אתה יכול להשתמש בשירות כמו Integromat או Zapier כדי לייבא נתוני גיליון אלקטרוני ל-CRM או לתוכנת ניהול הפרויקטים שלך.

4. יכולת התאמה אישית

ניתן להתאים בקלות גיליונות אלקטרוניים, במיוחד אם אתה יודע להשתמש בכל הכלים והנוסחאות הזמינות. גיליון אלקטרוני יכול להפיק כל סוג של מסמך, כולל לוח שנה.

חסרונות

1. זה עלול לסכן את האבטחה

כל אחד יכול להפיץ גיליונות אלקטרוניים בכל מקום, בשליחת אימייל פשוטה, בניגוד למערכת ייעודית שדורשת גישה לכניסה.

בגלל זה, קל לעובד אומלל או לא ישר לתת לידים ומידע על לקוחות לזרים.

2. קשה לדעת מי ערך את הגיליון האלקטרוני

למרות שגליונות אלקטרוניים הם כלים מצוינים לעבודת צוות וכל אחד בצוות שלך יכול להזין מידע, ייתכן שיהיה קשה לדעת מי שינה תא.

זה יכול לעשות את זה מאתגר לזהות את הגורם האחראי במקרה של טעות או אם משהו משתבש בגיליון.

3. ביצוע דוחות הוא מאתגר

זה מאתגר מספיק לשלב את כל גרסאות הגיליון האלקטרוני הרבות לעותק ראשי אחד, שלא לדבר על כך שמנהלים יוצרים דוחות מעוררי תובנה תוך שימוש בנתונים.

זה לא לבעלי לב חלש, כפי שיעיד כל מי שניסה לדווח מאקסל. דווח קשה יותר ככל שהנתונים שלך מסובכים יותר.

4. סיכון נתונים

אתה מסתכן באובדן נתונים בעת שימוש באקסל. אם המחשב הנייד שלך נפל או נרטב מקפה, נתונים שקיימים רק במכונות נפרדות עלולים להיעלם לצמיתות.

למרות ש-Google Sheets היא אפשרות פנטסטית, אם חיבור האינטרנט שלך אבד, ייתכן שגם הנתונים יאבדו.

סיכום

כעת אתה מבין כיצד לשתף קובץ אקסל או חוברת עבודה וכיצד לאפשר למספר אנשים לערוך אותם.

מכיוון שחוברות עבודה משותפות אינן כוללות את כל הכלים ששולחן העבודה של Excel מספק, עליך לוודא שאתה מיישם את תכונות העריכה לפני שיתוף קובץ ה-Excel, בין אם אתה משתמש ב-Windows או ב-Mac OS.

אנא זכור שתמיד חייבת להיות לך גישה לרשת מקומית בזמן שיתוף חוברות עבודה של Excel באופן מקוון; אחרת, אתה מסתכן באובדן התאמות ושינויים מכריעים.