20210410 103836 screenshot

Download deze foto Bewerken met GIMP online editor

Een lezer merkte onlangs op dat de meeste bedrijven weten wat ze moeten doen als het gaat om de naleving van de FCPA-training tegen omkoping, maar dat als het gaat om de FCPA-boeken en -documenten en de naleving van interne controles, de meeste mensen hun hoofd krabben.

Hieronder geef ik enkele gedachten over boeken en documenten en training over naleving van interne controles, maar dit bestrijkt geenszins het hele landschap.

Ik denk dat de lezer gelijk heeft omdat de meeste bedrijven de nalevingsinspanningen (als ze proactieve nalevingsinspanningen hebben \u2013 zie hier) inderdaad richten op de anti-omkopingsbepalingen van de FCPA. De andere poot van de FCPA, de boeken en bescheiden en de bepalingen inzake interne controle worden meestal (of helemaal niet) terloops genoemd.

Een verklaring voor het waarom heeft waarschijnlijk te maken met het statuut zelf.

De anti-omkopingsbepalingen hebben specifieke elementen die verband houden met dingen die we allemaal in het algemeen kunnen begrijpen, zoals zaken van waarde, buitenlandse functionarissen, en het verkrijgen of behouden van zaken en bedrijven kunnen nalevingstraining gemakkelijk afstemmen op die elementen, of het is waarschijnlijk meer nauwkeurig om te zeggen, DOJ en SEC\u2013s interpretaties van die elementen.

Daarentegen zijn de boeken en bescheiden en de interne controlebepalingen van de FCPA nogal generiek en bevatten ze sleuteltermen als "creëel gedetailleerd", "nauwkeurig en eerlijk", "voldoende", "credible assurances" en "algemeen of specifiek" autorisatie.\u2019d

Het kan moeilijk zijn om compliance-trainingen af ​​te stemmen op dergelijke algemene concepten. Bovendien zijn de boeken en bescheiden en de bepalingen inzake interne controle van toepassing op emittenten in ALLE gevallen, niet alleen op die gevallen waarin het bedrijf zaken doet of zaken zoekt in het buitenland. Het kan dus moeilijker zijn om boeken en bescheiden en interne controlekwesties te kaderen in opleiding, omdat de bepalingen van toepassing zijn op alles wat een uitgevende instelling doet.

Tegen deze achtergrond denk ik dat het volgens mij het beste werkt om de naleving van de FCPA te zien als niet alleen een taak waarmee bedrijfsjuristen en geselecteerde sleutelposities zich vanuit een anti-omkopingsperspectief (dwz verkoop, marketing, bedrijfsontwikkeling) moeten bezighouden, maar eerder als een taak taak waar internal audit en finance zich ook mee bezig zouden moeten houden en ook actief bij moeten betrekken.

Dit betekent dat interne audit- en financiële medewerkers specifiek moeten worden opgeleid om hun specifieke functies niet alleen op een traditionele manier te benaderen, maar ook met een FCPA-bril op.

Uit recente FCPA-handhavingsacties blijkt duidelijk dat de SEC veel meer verwacht van niet-juridisch personeel als het gaat om de naleving van de FCPA, inclusief het vermogen om FCPA-kwesties op te sporen en een hoge mate van (ik noem het) intellectuele nieuwsgierigheid naar bepaalde vraagstukken.

In de York-zaak van 2007 beweerde de SEC bijvoorbeeld in haar civiele klacht (zie hier in paragraaf 51) dat (i) het management van York International de mogelijkheid had om de interne audit [de problematische contracten] te beoordelen of ervoor te zorgen dat , als dit was gebeurd, zou meteen duidelijk zijn geweest dat de consultancyovereenkomsten een schijnvertoning waren; en (ii) het was duidelijk dat het lokale financiële personeel geen onafhankelijke interne controlefunctie had, maar eerder berustte in twijfelachtige praktijken en documentatie zonder kritische beoordeling.

Nogmaals, omdat de boeken en bescheiden en interne controlebepalingen van de FCPA nogal generiek zijn, denk ik dat het een beste praktijk is (niet alleen voor emittenten, maar voor elk bedrijf) om specifiek personeel voor interne audit en financiën op te leiden om hun baan te bekijken met \u2019cFCPA-bril\u201d op.

Dit betekent dat het interne audit- en financiële personeel:

(1) De brede interpretaties begrijpen die worden gegeven aan iets van waarde, buitenlandse ambtenaar, en zakelijke elementen van anti-omkopingschending verkrijgen of behouden, zodat ze duidelijk begrijpen dat gedrag anders dan een koffer vol contant geld aan een overheidsfunctionaris om een overheidscontract\u201d is problematisch. Bijvoorbeeld,

buitensporige reis- en marketingkosten, betaling van beurzen, enz. kunnen dingen van waarde zijn. Intern audit- en financieel personeel moet ook begrijpen dat werknemers van staatsbedrijven of door de staat gecontroleerde bedrijven door DOJ/SEC worden beschouwd als buitenlandse functionarissen (zelfs als die interpretatie niet is getest of betwist). Dit betekent dat de dingen die een bedrijf doet om zijn puur particuliere klanten te eten en drinken, problematisch kunnen worden wanneer klanten in staatseigendom of staatsbeheer dezelfde behandeling krijgen. In termen van staatsbedrijven of door de staat gecontroleerde klanten, is het ook een goed idee voor een bedrijf om een ​​lijst van dergelijke entiteiten bij te houden, zodat een verhoogde beoordeling wordt geactiveerd wanneer bedrijfspersoneel met dergelijke klanten of potentiële klanten te maken heeft. Intern audit- en financieel personeel moet ook begrijpen dat betalingen die ertoe leiden dat een bedrijf een buitenlandse licentie, vergunning of certificering bemachtigt, kunnen voldoen aan het zakelijke element van een anti-omkopingschending, in de veronderstelling dat dergelijke betalingen de onderneming, in algemene zin, zaken te verwerven of te behouden.

(2) Besteed bijzondere aandacht aan verzoeken om terugbetaling van werknemers en denk na over FCPA-kwesties in verband met deze verzoeken. Als een specifieke verkoop- en marketingmedewerker bijvoorbeeld de aangewezen persoon is, wordt er dan strenger gecontroleerd op terugbetalingsverzoeken van die persoon?

(3) Wees op de hoogte van de FCPA\u2019-bepalingen voor betalingen aan derden en in staat zijn om de volgende zaken op te sporen (en op te volgen) die relevant zijn voor het in dienst nemen van en toezicht houden op een buitenlandse agent of vertegenwoordiger: betalingen aan personen (in plaats van aan bedrijven) bankrekeningen; betalingen naar buitenlandse bankrekeningen; betalingen die in één keer kunnen worden gedaan, maar worden opgesplitst om ontdekking te voorkomen; en betalingen naar een rekening in een ander land dan waar de dienstverlener is gevestigd. Bij het gebruik van derden vormen commissiebetalingen uiteraard een groot FCPA-risico. Het personeel van de interne audit en financiën moet dus vragen welke stappen het bedrijf heeft ondernomen om zich ervan te vergewissen dat de commissiebetalingen redelijk zijn. Bovendien moet dergelijk personeel specifiek op zoek gaan naar bewijs dat de derde partij daadwerkelijk legitieme diensten met toegevoegde waarde heeft geleverd voordat de betaling door het bedrijf werd gedaan.

(4) Zoek uit wie binnen het bedrijf, de relevante business unit, enz. de bevoegdheid heeft om grote betalingen te autoriseren en zorg ervoor dat die autorisaties worden gecontroleerd. Vanwege titel, prestige en in sommige landen \u2013 geslacht \u2013 zijn bepaalde personen onderworpen aan minder toezicht en controle als het gaat om het autoriseren van betalingen. Als er zich binnen een bedrijf dergelijke trends of patronen voordoen met betrekking tot dit probleem, moet het interne audit- en financiële personeel ijverig begrijpen waarom.

(5) Besteed bijzondere aandacht aan de volgende rekeningen (die volgens recente FCPA-handhavingsacties allemaal werden gebruikt om ongepaste betalingen te verbergen): extra aanslagen, extra kosten, buitengewone uitgaven, dringende verwerking, spoedverzending, douaneverwerking, invoervooruitgang, . Deze rekeningen, en alle andere rekeningen die op een vage of dubbelzinnige manier worden beschreven, moeten worden onderworpen aan verscherpt toezicht door interne audit- en financiële medewerkers.

Terug naar het oorspronkelijke probleem dat door de lezer naar voren werd gebracht over hoe FCPA-boeken en -records het beste kunnen worden aangeboden, en training op het gebied van naleving van interne controles. Nogmaals, omdat de boeken en bescheiden en de interne controlebepalingen zo algemeen zijn, denk ik dat het de beste praktijk is om een ​​dergelijke training te koppelen aan anti-omkopingstraining en ervoor te zorgen dat interne audit- en financiële medewerkers over de FCPA-tools beschikken die nodig zijn om goed hun werk uitvoeren.

Intern audit- en financieel personeel heeft duidelijk een FCPA-compliancerol te spelen, en de SEC verwacht duidelijk van hen dat ze die rol spelen. Intern audit- en financieel personeel kan FCPA-kwesties echter alleen ter sprake brengen als ze eerst weten naar welke FCPA-kwesties ze moeten zoeken. Interne audit en financieel personeel voorzien van een goede FCPA-bril is een goede manier om te zorgen voor naleving van boeken en bescheiden en interne controles.