ฟังก์ชัน IF เป็นหนึ่งในฟังก์ชันที่มีประโยชน์และใช้บ่อยที่สุดใน Excel ช่วยให้คุณสามารถทำการเปรียบเทียบเชิงตรรกะระหว่างค่าและส่งออกค่าได้ ขึ้นอยู่กับว่าการเปรียบเทียบนั้นเป็นจริงหรือเท็จ
การเรียนรู้วิธีจัดโครงสร้างและซ้อนฟังก์ชัน IF อย่างเหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลและการคำนวณผลลัพธ์ตามเงื่อนไขหรือเกณฑ์ที่แตกต่างกันอย่างมีประสิทธิภาพ คำแนะนำทีละขั้นตอนในการใช้ฟังก์ชัน IF ใน Excel
ถ้าไวยากรณ์ของฟังก์ชัน
โครงสร้างไวยากรณ์สำหรับฟังก์ชัน IF ใน Excel คือ:
=IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)ที่ไหน:
- การทดสอบเชิงตรรกะ: เงื่อนไขที่คุณต้องการทดสอบซึ่งประเมินว่าเป็น TRUE หรือ FALSE
- ค่าถ้าเป็นจริง: ค่าที่ส่งคืนหากการทดสอบเชิงตรรกะประเมินเป็น TRUE
- ค่าถ้าเป็นเท็จ: ค่าที่ส่งคืนหากการทดสอบเชิงตรรกะประเมินเป็น FALSE
ตอนนี้เรามาดูตัวอย่างง่ายๆ ของผู้เริ่มต้นในการใช้ฟังก์ชัน IF ใน Excel กัน
ตัวอย่างการใช้ฟังก์ชัน IF ใน Excel
1. ตัวอย่างการใช้งานฟังก์ชัน IF: การทดสอบลอจิกอย่างง่าย
สมมติว่าคุณมีข้อมูลคะแนนสอบของนักเรียน และคุณต้องการแสดงผลว่านักเรียนแต่ละคนผ่านหรือไม่ผ่านการทดสอบโดยพิจารณาจากคะแนนตัดผ่าน 50 คะแนน
| Name | คะแนนการทดสอบ | ผ่านหรือล้มเหลว |
|---|---|---|
| ผลุนผลัน | 45 | |
| ทำเครื่องหมาย | 60 |
ฟังก์ชัน IF จะทดสอบว่าคะแนนของนักเรียนมากกว่าหรือเท่ากับ 50 ซึ่งประเมินว่าเป็น TRUE หรือ FALSE
- หากเป็น TRUE ให้ส่งคืน "ผ่าน"
- หากเป็น FALSE ให้ส่งคืน "ล้มเหลว"
ดังนั้นเซลล์ C2 จะเป็น:
=IF(B2>=50,”Pass”,”Fail”)และเซลล์ C3 จะเป็น:
=IF(B3>=50,”Pass”,”Fail”)การกรอกข้อมูลลงจะส่งผลให้ผ่านหรือไม่ผ่านสำหรับแต่ละแถวตามคะแนน:
| Name | คะแนนการทดสอบ | ผ่านหรือล้มเหลว |
|---|---|---|
| ผลุนผลัน | 45 | ล้มเหลว |
| ทำเครื่องหมาย | 60 | ส่ง |
นี่เป็นตัวอย่างที่ชัดเจนของวิธีที่การทดสอบเชิงตรรกะแยกค่าผลลัพธ์ตามเงื่อนไข TRUE หรือ FALSE โดยใช้ค่าคะแนนของนักเรียน
2. IF ตัวอย่างฟังก์ชัน 2: IF ที่ซ้อนกัน
จากตัวอย่างการให้คะแนนข้างต้น เรามาเพิ่มการทดสอบตรรกะที่ซับซ้อนกว่านี้กัน การทำรัง ฟังก์ชัน IF หลายรายการพร้อมกัน
การซ้อนกันหมายถึงการใส่คำสั่ง IF หนึ่งคำสั่งไว้ในคำสั่ง IF อีกคำสั่งหนึ่งเพื่อสร้างเงื่อนไขเพิ่มเติม
ลองใช้ตัวอักษรเกรด A, B, C, D หรือ F แทนเพียงแค่ ผ่าน / ไม่ผ่าน ตามวงเล็บเกรดต่อไปนี้:
- เอ = 90-100
- ข=80-89
- ค=70-79
- ง=60-69
- เอฟ = <60
ยกตัวอย่างคะแนน 60 ของมาร์ค คำสั่ง IF ที่ซ้อนกันใน Excel จะเป็น:
=IF(B3>=90,"A",IF(B3>=80,"B",IF(B3>=70,"C", IF(B3>=60,"D","F"))))แบ่งย่อยสิ่งนี้ทีละขั้นตอน:
- ทดสอบว่าคะแนนของมาร์คมากกว่าหรือเท่ากับ 90 หรือไม่ ถ้าใช่ ให้คืนค่า A ถ้าไม่ใช่ ให้ดำเนินการต่อ
- ทดสอบว่าคะแนนของเขามากกว่าหรือเท่ากับ 80 หรือไม่ ถ้าใช่ ให้คืนค่า B ถ้าไม่ใช่ ให้ดำเนินการต่อ
- ทดสอบว่าคะแนนของเขามากกว่าหรือเท่ากับ 70 หรือไม่…. และอื่นๆ
- เกณฑ์ else สุดท้ายจะคืนค่า F หากไม่มีข้อความข้างต้นเป็นจริง
ดังนั้นคุณจึงสามารถสังเกตได้ว่าคำสั่ง IF ที่ซ้อนกันอนุญาตให้มีเอาต์พุตหลายค่าได้อย่างไร โดยขึ้นอยู่กับการทดสอบลอจิคัลแบบเรียงซ้อน
การอ่านหนังสือที่แนะนำ: 10 ฟังก์ชัน Excel ที่นักเรียนทุกคนต้องรู้จัก
3. IF ตัวอย่างที่ 3: และ/หรือ เงื่อนไข
นอกเหนือจากการเปรียบเทียบค่ากับตัวดำเนินการเชิงตรรกะ เช่น มากกว่าหรือเท่ากับ คุณยังสามารถประเมินเงื่อนไขตรรกะ AND/OR ที่ซับซ้อนมากขึ้นโดยใช้ IF ได้อีกด้วย
ตัวอย่างเช่น แสดงผลสถานะผ่านหากนักเรียนทำคะแนนได้มากกว่า 75 และเข้าเรียนมากกว่า 80% ของชั้นเรียนโดยใช้ข้อมูลนี้:
| Name | คะแนน | การเข้าร่วม % | สถานะผ่าน |
|---|---|---|---|
| ผลุนผลัน | 85 | ลด 90% | |
| ทำเครื่องหมาย | 72 | ลด 78% |
การทดสอบตรรกะ AND จะมีโครงสร้างเป็น:
=IF(AND(B2>75,C2>80),"Pass","Fail")ซึ่งจะส่งคืน Pass หากตรงตามเงื่อนไขทั้งสอง ในขณะที่ไม่ผ่านเงื่อนไขใดเงื่อนไขหนึ่งจะส่งผลให้เอาท์พุต Fail
ในทางกลับกัน คุณสามารถทดสอบเงื่อนไข OR หลายรายการแทนได้ด้วย:
=IF(OR(B2>75,C2>80),"Pass","Fail")ตอนนี้นักเรียนจะผ่านถ้าคะแนนเกิน 75 หรือมีผู้เข้าร่วมมากกว่า 80% เป็นเรื่องจริง แต่การล้มเหลวทั้งสองอย่างยังคงส่งกลับสถานะล้มเหลว
4. IF ตัวอย่างที่ 4: ฟังก์ชัน SUMIF
นอกจาก IF แล้ว ฟังก์ชันที่มีประโยชน์อีกฟังก์ชันที่เกี่ยวข้องกับตรรกะเชิงเงื่อนไขก็คือ SUMIF ซึ่งจะรวมช่วงของเซลล์ตามเกณฑ์ที่ระบุ
เรามาทบทวนชุดข้อมูลคะแนนอีกครั้งและใช้ SUMIF เพื่อรวมเฉพาะคะแนนที่ผ่านมากกว่า 50
ไวยากรณ์ของ SUMIF คือ:
=SUMIF(range, criteria, sum_range)ดังนั้นการป้อนข้อมูล:
=SUMIF(B2:B4,”>=50”, B2:B4)จะให้ผลลัพธ์ 105 โดยรวมเฉพาะ 60 ของ Mark และ 85 ของ Sally เนื่องจากสิ่งเหล่านั้นตรงตามเกณฑ์ >=50 โดยไม่สนใจ 45
ข้อมูลนี้สาธิตวิธีที่ SUMIF สามารถเลือกรวมข้อมูลตัวเลขโดยอิงตามพารามิเตอร์ตามเงื่อนไข เช่น ค่าด้านบน/ด้านล่าง การจับคู่ข้อความ ช่วงวันที่ หรือแอตทริบิวต์อื่นๆ
5. IF ตัวอย่างที่ 5: ฟังก์ชัน VLOOKUP
สุดท้ายนี้ เรามาตรวจสอบกรณีการใช้งานทั่วไปที่รวมฟังก์ชัน IF และ VLOOKUP เข้าด้วยกัน
VLOOKUP ดึงข้อมูลจากตารางหรือช่วงที่แยกจากกันโดยยึดตามค่าการค้นหาที่ตรงกับเกณฑ์
เราสามารถรวมคำสั่ง IF เพื่อส่งออกค่าหนึ่งจาก VLOOKUP ได้หากมีค่าที่ตรงกันในขณะที่แสดงค่าอื่นหากไม่มีค่าที่ตรงกัน
สมมติว่าคุณมีหมายเลขประจำตัวนักเรียนอยู่ในตารางหนึ่ง และต้องการดึงชื่อที่เกี่ยวข้องไปยังอีกตารางหนึ่งผ่าน VLOOKUP เพื่อให้ตรงกับรหัส
มันจะมีโครงสร้างเป็น:
=IF(ISNA(VLOOKUP(A2,Sheet2!A1:B5,2,FALSE)),"No Match",VLOOKUP(A2,Sheet2!A1:B5,2,FALSE))ดังนั้น ถ้า VLOOKUP ส่งกลับค่าที่ไม่ตรงกัน คำสั่ง IF จะจับรหัสข้อผิดพลาด #N/A และแสดงผลว่า "ไม่ตรงกัน" แต่หากพบชื่อที่ตรงกัน ระบบจะส่งออกสตริงชื่อจริงแทน
ไวยากรณ์นี้ช่วยให้สามารถจัดการการค้นหา VLOOKUP ที่ไม่ตรงกันเหล่านั้นได้อย่างสวยงาม หรือส่งคืนแฟล็กแบบกำหนดเองเมื่อไม่มีข้อมูล
เคล็ดลับขั้นสูงสำหรับการใช้งานฟังก์ชัน IF
เมื่อครอบคลุมตัวอย่างพื้นฐานเหล่านี้แล้ว มาดูเคล็ดลับด่วนเกี่ยวกับการใช้งานฟังก์ชัน IF ขั้นสูงเพิ่มเติมกัน:
- ย้ายอาร์เรย์ ด้วย IF เพื่อส่งคืนอาร์เรย์คอลัมน์หรือแถวแบบเต็มแทนที่จะเป็นเพียงสเกลาร์
- รวมกับ COUNTIF เพื่อนับเหตุการณ์ที่ตรงตามเงื่อนไขบางประการ
- สร้างบัญชีตัวแทน เมนูแบบเลื่อนลงแบบเรียงซ้อน โดยการซ้อน IF โดยที่ค่าการเลือกจะกรองดรอปดาวน์ในภายหลังแบบไดนามิก
- สร้าง แผนภูมิแบบไดนามิก อัปเดตการเปลี่ยนแปลงการเลือกโดยการเชื่อมโยงช่วงข้อมูลแผนภูมิกับเอาต์พุต IF
- สร้าง กฎการตรวจสอบข้อมูล พร้อมการตอบสนองการจัดการข้อผิดพลาดแบบกำหนดเองโดยใช้ IF
- รวม IF เข้ากับ PivotTable และแผนภูมิ เพื่อปรับแต่งตรรกะการรวมแทนที่จะแสดงค่าเริ่มต้น
- ปรับปรุง การโต้ตอบของแดชบอร์ด โดยการเชื่อมโยงเอาท์พุต IF ไปยังตัวควบคุมอินพุต เช่น ตัวแบ่งส่วนข้อมูลหรือแถบเลื่อน
การเรียนรู้ที่จะผสมผสาน IF เข้ากับ VLOOKUP, SUMIF, COUNTIF และฟังก์ชันอื่นๆ อย่างสร้างสรรค์จะช่วยเพิ่มความสามารถในการจัดการผลการวิเคราะห์ข้อมูล
ประเด็นที่สำคัญ
ความเรียบง่ายแต่มีความยืดหยุ่นของฟังก์ชัน IF ใน Excel ทำให้ฟังก์ชันเหล่านี้มีประโยชน์อย่างมากสำหรับการทดสอบเชิงตรรกะทั้งขั้นพื้นฐานและที่ซับซ้อน สิ่งที่ต้องทำก็แค่ทำความเข้าใจในการจัดเรียงไวยากรณ์และหลักการซ้อนเพื่อจัดการกับสถานการณ์หลายเงื่อนไขที่ซับซ้อน
ด้วยความเชี่ยวชาญที่แข็งแกร่งเหนือ IF คุณสามารถปรับแต่งการคำนวณข้อมูล การวิเคราะห์ หรือการโต้ตอบบนแดชบอร์ดได้แทบทุกชนิด เพื่อตอบสนองความต้องการทางธุรกิจได้อย่างแม่นยำ รวมการทดสอบตรรกะวันนี้เพื่อปลดล็อกความฉลาดที่มากขึ้นจากโมเดล Excel ของคุณ!
