การแชร์ไฟล์ Excel ออนไลน์

มีหลายวิธีในการแชร์และแก้ไขไฟล์ Excel กับเพื่อนร่วมงานอย่างรวดเร็ว สมุดงานที่ใช้ร่วมกันเป็นคุณลักษณะของ Excel ที่ช่วยให้ผู้ใช้หลายคนสามารถแก้ไขและทำงานในสเปรดชีตได้พร้อมกัน อ่านต่อเพื่อหาวิธีแชร์ไฟล์ excel ทางออนไลน์

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับสมุดงานที่ใช้ร่วมกัน หากงานของคุณต้องใช้สเปรดชีตจำนวนมาก และคุณต้องการวิธีการทำงานร่วมกันที่ตรงไปตรงมามากขึ้น

ด้วยขั้นตอนด้านล่าง บุคคลมากกว่าหนึ่งคนสามารถแก้ไขไฟล์ excel และเจ้าของสามารถยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงที่มีผลกับไฟล์

ไฟล์ดังกล่าวสามารถยกเลิกการแชร์ได้หลังจากการทำงานร่วมกัน มาดูขั้นตอนการแชร์ไฟล์ excel กับผู้ใช้รายอื่นกัน

วิธีแชร์ไฟล์ Excel

มีโครงการมากมายที่กำลังดำเนินการในธุรกิจที่ต้องการผู้ใช้หลายคนในการเข้าถึงไฟล์ที่ซ้ำกัน Excel ช่วยให้บรรลุวัตถุประสงค์ดังกล่าวและถูกใช้โดยหลายบริษัทที่ต้องการบรรลุวัตถุประสงค์ดังกล่าว

มีหลายวิธีในการแบ่งปัน ไฟล์ Excelเราจะแสดงรายการด้านล่าง

ONE STEP

1. เปิดสเปรดชีต ไปที่ตัวเลือกเมนูที่ด้านซ้ายบน แล้วคลิกตัวเลือกนั้น จะมีตัวเลือกเพิ่มเติมในเมนูแบบเลื่อนลง

2. ประการที่สอง ค้นหาคีย์ที่ใช้ร่วมกันแล้วกด ตัวเลือกสองสามตัวจะปรากฏขึ้นอีกครั้ง

3. ตัวเลือกคือการแบ่งปันทางอีเมลหรือคัดลอกลิงก์เพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงไฟล์ได้

ขั้นตอนข้างต้นจะช่วยให้คุณสามารถแบ่งปันไฟล์ excel กับผู้อื่นได้สำเร็จ

ขั้นตอนที่สอง

ปัจจุบันมีการใช้ Excel เพื่อการทำงานเป็นทีมมากขึ้น

ในอดีต การส่งไฟล์ Excel ทางไปรษณีย์หรือบันทึกเพื่อใช้ในภายหลังเป็นวิธีเดียวที่จะแชร์กับผู้อื่น ตอนนี้ Excel เวอร์ชัน 2016 ใหม่ทำให้การแชร์และทำงานร่วมกันในสมุดงานเป็นเรื่องง่าย คุณสามารถให้สิทธิ์ผู้ใช้รายอื่นในการเข้าถึงไฟล์ Excel เดียวกันได้โดยการแบ่งปัน

ฟังก์ชันนี้ต้องการการดำเนินการบางอย่างด้วย แต่ก็ค่อนข้างง่ายในการดำเนินการ

1. ขั้นแรก ค้นหาตัวเลือกการตรวจทาน ที่แถวแรกบนสุดของ excel

2. หลังจากคลิกรีวิว เมนูแบบเลื่อนลงจะปรากฏขึ้นพร้อมตัวเลือกมากมาย

3. ค้นหาฟังก์ชันแชร์เวิร์กบุ๊ก ซึ่งคุณสามารถแชร์ไฟล์ และให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่ผู้ใช้รายอื่น เข้าถึงเอกสาร.

4. กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นในตำแหน่งที่คุณจะทำเครื่องหมาย (อนุญาตการเปลี่ยนแปลงโดยผู้ใช้มากกว่าหนึ่งราย)

หลังจากเสร็จสิ้นกระบวนการเหล่านี้แล้ว ไฟล์ excel ก็ได้รับการแบ่งปันเรียบร้อยแล้ว

หมายเหตุ: ผู้ใช้ต้องลงชื่อเข้าใช้ตำแหน่งเครือข่ายท้องถิ่นเพื่อให้วิธีนี้มีผล

ขั้นตอนที่สาม

1. เปิดสเปรดชีตและไปที่ตัวเลือกเมนู แล้วคลิกเพื่อดูเมนูแบบเลื่อนลงซึ่งมีตัวเลือกอื่นๆ ให้ใช้งาน

2. ขั้นตอนต่อไปคือการบันทึกไฟล์ และจะมีตัวเลือกถามว่าคุณต้องการบันทึกไฟล์ไว้ที่ใด

3. หลังจากบันทึกไฟล์ในโฟลเดอร์ส่วนบุคคลของคุณแล้ว คุณสามารถแนบไฟล์ excel ของคุณกับโปรแกรมใดๆ และแชร์กับผู้ใช้รายอื่นได้อย่างง่ายดาย

การค้นหาที่เกี่ยวข้อง!!!

ข้อดีและข้อเสียของแผ่นงาน Excel และการแชร์สมุดงาน/ไฟล์

ปัจจุบัน Microsoft Excel ถูกใช้โดยผู้คนมากขึ้นสำหรับโครงการความร่วมมือ

สมุดงานสามารถแชร์และทำงานร่วมกันได้อย่างง่ายดายโดยใช้เวอร์ชันของ 2010 Excel, 2013 และ 2016

คุณสามารถหลีกเลี่ยงความยุ่งยากในการจัดการไฟล์ Excel หลายเวอร์ชันได้ด้วยการแชร์กับผู้ใช้รายอื่นและให้สิทธิ์เข้าถึงเอกสารเดียวกันพร้อมกัน

ข้อดี

1. การแก้ไขหลายรายการ

ไฟล์หลายเวอร์ชันที่ส่งกลับไปกลับมาทางอีเมลอาจทำให้สมาชิกทีมคนอื่นๆ สับสนได้

จนกว่าจะได้รับเวอร์ชันล่าสุด สิ่งนี้สามารถห้ามมิให้ผู้อื่นทำงานที่พวกเขาต้องการให้สำเร็จได้

บุคคลหลายคนสามารถทำงานพร้อมกันและหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้ได้โดยใช้ตัวเลือกสมุดงานที่ใช้ร่วมกัน

2. การจัดระเบียบและการรวบรวมข้อมูล

หน้าที่ทั่วไปอย่างหนึ่งของสเปรดชีตคือการรวบรวมข้อมูลและการจัดระเบียบ

จากนั้นทุกคนสามารถจัดระเบียบข้อมูลตามประเภทของข้อมูล จากนั้นจึงวางลงในแถวและคอลัมน์อย่างเป็นระเบียบ

แม้ว่าการเห็นชุดข้อมูลขนาดใหญ่ในรูปแบบที่ยังไม่ได้ประมวลผลอาจดูล้นหลาม แต่ความสามารถของโปรแกรมช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างงานนำเสนอที่วิเคราะห์ข้อมูลและรวมไว้ในแผนภูมิวงกลมหรือตารางเพื่อให้ดูและเข้าใจได้ง่าย

3. การผสานรวมกับเครื่องมืออื่นๆ

นี่เป็นเรื่องจริงสำหรับระบบคลาวด์ Google เอกสาร.

หากคอลัมน์ของสเปรดชีตตรงกับฟิลด์อินพุตบนซอฟต์แวร์ คุณสามารถใช้บริการเช่น Integromat หรือ Zapier เพื่อนำเข้าข้อมูลสเปรดชีตไปยัง CRM หรือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

4. ความสามารถในการปรับแต่ง

สามารถปรับแต่งสเปรดชีตได้อย่างง่ายดาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณรู้วิธีใช้เครื่องมือและสูตรทั้งหมดที่มีอยู่ สเปรดชีตสามารถสร้างเอกสารประเภทใดก็ได้ รวมทั้งปฏิทิน

จุดด้อย

1. อาจทำให้ความปลอดภัยลดลง

ทุกคนสามารถแจกจ่ายสเปรดชีตได้ทุกที่ด้วยการส่งอีเมลง่ายๆ ซึ่งแตกต่างจากระบบเฉพาะที่ต้องเข้าถึงเพื่อเข้าสู่ระบบ

ด้วยเหตุนี้ จึงเป็นเรื่องง่ายสำหรับพนักงานที่ไม่มีความสุขหรือไม่ซื่อสัตย์ในการให้ข้อมูลลูกค้าเป้าหมายและลูกค้าแก่คนแปลกหน้า

2. เป็นการยากที่จะทราบว่าใครแก้ไขสเปรดชีต

แม้ว่าสเปรดชีตจะเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการทำงานเป็นทีม และทุกคนในทีมของคุณสามารถป้อนข้อมูลได้ แต่อาจเป็นเรื่องยากที่จะทราบว่าใครเป็นคนเปลี่ยนเซลล์

สิ่งนี้อาจทำให้ยากต่อการระบุผู้รับผิดชอบในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาดหรือหากมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้นกับชีต

3. การทำรายงานเป็นสิ่งที่ท้าทาย

การรวมเวอร์ชันสเปรดชีตจำนวนมากทั้งหมดเป็นสำเนาหลักชุดเดียวนั้นยากพอตัว นับประสาอะไรกับผู้จัดการที่สร้างรายงานเชิงลึกโดยใช้ข้อมูล

ไม่ใช่สำหรับคนใจเสาะเพราะใครก็ตามที่พยายามรายงานจาก Excel จะยืนยัน การรายงาน ยิ่งข้อมูลของคุณซับซ้อนก็ยิ่งยากขึ้นเท่านั้น

4. ความเสี่ยงด้านข้อมูล

คุณเสี่ยงต่อการสูญเสียข้อมูลเมื่อใช้ Excel หากแล็ปท็อปของคุณตกพื้นหรือกาแฟเปียก ข้อมูลที่มีเฉพาะในเครื่องอื่นอาจหายไปอย่างถาวร

แม้ว่า Google ชีตจะเป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยม แต่หากการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณขาดหาย ข้อมูลก็อาจสูญหายได้เช่นกัน

สรุป

ตอนนี้คุณเข้าใจวิธีแชร์ไฟล์ Excel หรือเวิร์กบุ๊กแล้ว และวิธีอนุญาตให้หลายคนแก้ไขได้

เนื่องจากเวิร์กบุ๊กที่แชร์ไม่มีเครื่องมือทั้งหมดที่เดสก์ท็อป Excel มีให้ คุณต้องแน่ใจว่าคุณใช้ฟีเจอร์การแก้ไขก่อนที่จะแชร์ไฟล์ Excel ไม่ว่าคุณจะใช้ Windows หรือ Mac OS

โปรดทราบว่าคุณต้องเข้าถึงเครือข่ายท้องถิ่นได้เสมอในขณะที่แบ่งปันสมุดงาน Excel ทางออนไลน์ มิฉะนั้น คุณเสี่ยงที่จะสูญเสียการปรับเปลี่ยนและการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญ