20210410 103836 captura de ecran

Descărcați această fotografie Editați cu editorul online GIMP

Un cititor a comentat recent că majoritatea companiilor știu ce să facă atunci când vine vorba de instruirea privind conformitatea cu FCPA împotriva mită, dar că atunci când vine vorba de cărțile și evidențele FCPA și de instruirea privind conformitatea cu controalele interne, majoritatea oamenilor își zgârie capul.\u201d

Mai jos, ofer câteva gânduri despre cărți și înregistrări și instruirea privind conformitatea cu controalele interne, dar în niciun caz acest lucru nu acoperă întregul peisaj.

Cred că cititorul are dreptate în faptul că majoritatea companiilor concentrează, de fapt, eforturile de conformitate (dacă au eforturi proactive de conformare, vezi aici) pe prevederile FCPA anti-mită. Celelalte aspecte ale FCPA, cărțile și evidențele și dispozițiile privind controlul intern sunt de obicei menționate (dacă este cazul) în trecere.

O explicație pentru ce probabil are de-a face cu statutul în sine.

Prevederile anti-mita au elemente specifice legate de lucruri pe care cu toții le putem înțelege în general, cum ar fi lucruri de valoare, oficial străin și obținerea sau păstrarea afacerilor, iar companiile pot adapta cu ușurință formarea de conformare la aceste elemente, sau probabil este mai mult. corect să spunem, interpretările DOJ și SEC ale acestor elemente.

Spre deosebire de aceasta, registrul și evidența FCPA și dispozițiile de control intern sunt destul de generice și au termeni cheie cum ar fi „detalii rezonabile”, „precise și echitabil”, „suficiente”, „suficiente,” și asigurări generale sau specifice. autorizație.\u2019d

Adaptarea instruirii privind conformitatea la astfel de concepte generale poate fi dificilă. În plus, registrele și evidențele, precum și prevederile de control intern se aplică emitenților în TOATE cazurile, nu doar acele situații în care compania desfășoară afaceri sau caută afaceri în străinătate. Astfel, poate fi mai dificil să se încadreze registrele și înregistrările și problemele de control intern la instruire, deoarece prevederile se aplică la tot ceea ce face un emitent.

În acest context, cred că ceea ce funcționează cel mai bine este să văd conformitatea cu FCPA nu doar ca o sarcină de care avocații companiei și pozițiile cheie selectate dintr-o perspectivă anti-mită (adică vânzările, marketingul, dezvoltarea afacerilor) trebuie să se preocupe, ci mai degrabă o sarcină. sarcina de care auditul intern și finanțele ar trebui să fie, de asemenea, preocupate și implicate în mod activ.

Aceasta înseamnă că personalul de audit intern și financiar trebuie să fie instruit special pentru a-și aborda funcțiile specifice de muncă nu numai într-un mod tradițional, ci și cu ochelarii de protecție FCPA.

Din acțiunile recente de aplicare a FCPA reiese clar că SEC se așteaptă mult mai mult de la personalul nelegal când vine vorba de conformitatea cu FCPA, inclusiv capacitatea de a detecta problemele FCPA și de a manifesta un grad înalt de (eu o voi numi) curiozitate intelectuală în ceea ce privește anumite probleme.

De exemplu, în chestiunea din 2007 din York, SEC a susținut în plângerea sa civilă (a se vedea aici la paragraful 51) că (i) conducerea York International a avut capacitatea de a revizui sau de a determina auditul intern să revizuiască [contractele problematice] și , dacă s-ar fi făcut acest lucru, ar fi fost imediat evident că acordurile de consultanță erau o farsă; și (ii) era \u201cclar că personalul financiar local nu a asigurat o funcție independentă de control intern, ci mai degrabă a acceptat practicile și documentația îndoielnică fără o analiză critică.\u2019d

Din nou, deoarece registrele și evidențele FCPA și dispozițiile de control intern sunt destul de generice, cred că cea mai bună practică (nu numai pentru emitenți, ci pentru orice companie) este de a pregăti în mod special personalul de audit intern și financiar pentru a-și vedea munca. cu ochelarii de protecție FCPA.

Aceasta înseamnă că personalul de audit intern și financiar ar trebui:

(1) Să înțeleagă interpretările ample date oricărui lucru de valoare, oficial străin, și să obțină sau să rețină elemente de afaceri ale încălcării anti-mită, astfel încât să înțeleagă clar acea conduită, alta decât o valiză plină de numerar, către un funcționar guvernamental pentru a obține un contractul guvernamental\u201d este problematic. De exemplu,

cheltuielile excesive de călătorie și marketing, plata burselor etc. pot fi lucruri de valoare. Personalul de audit intern și financiar trebuie, de asemenea, să înțeleagă că angajații companiilor deținute sau controlate de stat sunt considerați „oficiali străini” de către DOJ/SEC (chiar dacă această interpretare nu a fost testată sau contestată). Aceasta înseamnă că lucrurile pe care o companie le face pentru a-și lua masa clienților săi pur privați pot deveni problematice atunci când clienții deținuti de stat sau controlați de stat primesc același tratament. În ceea ce privește clienții deținuti de stat sau controlați de stat, este, de asemenea, o idee bună ca o companie să mențină o listă de astfel de entități, astfel încât să fie declanșată o revizuire sporită atunci când orice personal corporativ are de-a face cu astfel de clienți sau potențiali clienți. Personalul de audit intern și financiar trebuie, de asemenea, să înțeleagă că plățile care au ca rezultat obținerea unei licențe, a unui permis sau a unei certificări străine pot satisface elementul de „obținere sau păstrare a afacerii” al unei încălcări anti-mită, pe baza teoriei că astfel de plăți ajută companie, în sens general, obține sau păstrează afaceri.

(2) Acordați o atenție deosebită solicitărilor de rambursare a angajaților și gândiți-vă la problemele FCPA în legătură cu aceste solicitări. De exemplu, dacă un anumit angajat de vânzări și marketing este persoana desemnată pentru a lua masa, există un control sporit al cererilor de rambursare ale persoanelor respective?

(3) Fiți conștienți de prevederile FCPA privind plățile către terți și să fiți în măsură să identificați (și să urmăriți) următoarele aspecte relevante pentru angajarea și supravegherea unui agent sau reprezentant străin: plăți efectuate către persoane (mai degrabă decât companie) conturi bancare; plăți către conturi bancare off-shore; plăți care ar putea fi efectuate într-o singură sumă forfetară, dar sunt împărțite pentru a evita detectarea; și plățile efectuate într-un cont într-o țară diferită de cea în care se află furnizorul de servicii. Atunci când se utilizează terți, plățile comisioanelor reprezintă, evident, un mare risc FCPA. Astfel, personalul de audit intern și financiar trebuie să se întrebe ce măsuri a luat compania pentru a se asigura că plățile comisioanelor sunt rezonabile. În plus, acest personal ar trebui să caute în mod special dovezi că terțul a furnizat efectiv servicii legitime cu valoare adăugată înainte ca plata să fie efectuată de către companie.

(4) Aflați cine din cadrul companiei, unitatea de afaceri relevantă etc. are autoritatea de a autoriza plăți mari și asigurați-vă că respectivele autorizații sunt verificate. Din cauza titlului, prestigiului și, în unele țări, a sexului și a anumitor persoane, sunt supuse mai puține supravegheri și control atunci când vine vorba de autorizarea plăților. Dacă în cadrul unei companii apar astfel de tendințe sau modele cu privire la această problemă, personalul de audit intern și financiar trebuie să fie sârguincios în a înțelege de ce.

(5) Acordați o atenție deosebită următoarelor conturi (toate care, conform acțiunilor recente de aplicare a FCPA, au fost folosite pentru a ascunde plăți necorespunzătoare) \u2013 \u201evaluări suplimentare, \u201d \u201costuri suplimentare,\u201d \u201ccheltuieli extraordinare,\u201curgente \u201 procesare,\u201d \u201expediere urgentă,\u201d \u201procesare obișnuită,\u201d \u201avansuri de import,\u201d . Aceste conturi, precum și toate celelalte conturi descrise într-o manieră vagă sau ambiguă, ar trebui să facă obiectul unui control sporit de către personalul de audit intern și financiar.

Înapoi la problema inițială ridicată de cititor cu privire la modul cel mai bun de a oferi cărți și înregistrări FCPA și instruire privind conformitatea controalelor interne. Din nou, deoarece cărțile și evidențele și prevederile de control intern sunt atât de generice, cred că cea mai bună practică este de a cupla o astfel de instruire cu formarea anti-mită și de a ne asigura că personalul de audit intern și financiar dispune de instrumentele FCPA necesare pentru executa sarcinile lor.

Personalul de audit intern și financiar are în mod clar un rol de respectare a FCPA de jucat, iar SEC se așteaptă în mod clar ca ei să joace acest rol. Cu toate acestea, personalul de audit intern și financiar poate ridica probleme FCPA numai dacă știu mai întâi ce probleme FCPA să caute. Oferirea personalului de audit intern și financiar cu o pereche bună de „ochelari de protecție FCPA” este o modalitate bună de a realiza cărțile și evidențele și respectarea controalelor interne.