Khi các doanh nghiệp áp dụng lực lượng làm việc từ xa, việc sử dụng các công cụ cộng tác trực tuyến thực tế trở nên quan trọng hơn. Các trình soạn thảo văn bản trực tuyến là một cách tuyệt vời để các nhóm từ xa làm việc cùng nhau trên các tài liệu, vì chúng cung cấp nhiều tính năng có thể giúp công việc trở nên dễ dàng. Người dùng có thể tận dụng tính năng chỉnh sửa, nhận xét và kiểm soát phiên bản theo thời gian thực để giúp việc cộng tác trên tài liệu trở nên dễ dàng. Ngày nay, các trình soạn thảo văn bản trực tuyến ngày càng trở nên phổ biến cho các nhóm cộng tác từ xa. Họ cung cấp vô số lợi ích có thể tăng cường giao tiếp và năng suất. Dưới đây là bảy lợi ích hàng đầu của việc sử dụng trình soạn thảo văn bản trực tuyến cho các nhóm làm việc từ xa.
1. Truy cập từ mọi nơi
Một trong những lợi ích chính của trình soạn thảo văn bản trực tuyến là bạn có thể truy cập chúng ở bất cứ đâu trên thế giới. Khả năng này đặc biệt có lợi cho các nhóm làm việc từ xa, vì các thành viên trong nhóm có thể cộng tác trên các tài liệu bất kể vị trí. Nó cũng có thể giúp tăng tính linh hoạt cho các nhóm làm việc từ xa.
Trình chỉnh sửa tài liệu trực tuyến cho phép các thành viên trong nhóm truy cập tài liệu từ bất kỳ vị trí nào có kết nối internet. Do đó, thiết lập này không ràng buộc nhân viên vào một khu vực cụ thể để làm việc trên một tệp. Đây là một lợi thế rất lớn đối với các tổ chức có nhân viên ở các múi giờ khác nhau hoặc đối với những người lao động cần đi công tác thường xuyên.
Ngoài ra, công cụ này thường bao gồm các tính năng như ứng dụng di động và truy cập ngoại tuyến, có thể tăng thêm tính linh hoạt của quá trình chỉnh sửa.
2. Cộng tác trong thời gian thực
Một lợi ích khác của các trình soạn thảo văn bản trực tuyến là chúng cho phép cộng tác trong thời gian thực. Điều này có nghĩa là nhiều nhân viên có thể chỉnh sửa tài liệu cùng một lúc, điều này có thể cực kỳ hữu ích khi làm việc trên các dự án có thời hạn chặt chẽ.
Cộng tác trong thời gian thực có thể giúp cải thiện hiệu quả của quá trình chỉnh sửa. Các thành viên trong nhóm có thể chỉnh sửa hoặc cập nhật tệp đồng thời thay vì thay phiên nhau hoặc di chuyển đến một địa điểm quen thuộc để làm việc trên tài liệu. Với sự cộng tác trong thời gian thực, các nhân viên có thể nhìn thấy những thay đổi của nhau khi chúng xảy ra, điều này có thể giúp lấy ý kiến từ các thành viên từ xa.
A Khảo sát từ Deloitte cho thấy 67% các tổ chức Hoa Kỳ tiếp tục làm việc từ xa, trong khi 27% quan sát thấy các sắp xếp kết hợp và 6% yêu cầu hoạt động tại chỗ. Với việc các nhóm làm việc từ xa đang trở nên phổ biến, sự cộng tác nhanh chóng là rất có giá trị. Trình chỉnh sửa văn bản trực tuyến tốt nhất cung cấp tính năng cộng tác trong thời gian thực có nhiều tính năng khác nhau, chẳng hạn như chức năng trò chuyện và chỉ báo hoạt động.
Các thành phần này giúp các nhóm giao tiếp trong khi làm việc trên một tài liệu, giúp quá trình chỉnh sửa trơn tru và hiệu quả hơn.
3. Quy trình làm việc tài liệu nâng cao
Ngoài cộng tác trong thời gian thực, các trình soạn thảo văn bản trực tuyến thường cung cấp nhiều chức năng có thể nâng cao quy trình làm việc của tài liệu. Ví dụ, một hệ thống quản lý tài liệu với một trình soạn thảo từ có thể cung cấp các tính năng như kiểm soát phiên bản và theo dõi tài liệu. Những yếu tố này có thể mang lại lợi ích cho các nhóm từ xa, vì họ có thể theo dõi các thay đổi được thực hiện đối với tệp. Do đó, nó đảm bảo rằng mọi người đang làm việc trên phiên bản mới nhất.
Ngoài ra, khi sử dụng trình soạn thảo văn bản trực tuyến, các thành viên có thể để lại nhận xét về tệp. Đây là một cải tiến đáng kể so với các bộ xử lý văn bản truyền thống, thường có thể cồng kềnh cho các dự án nhóm.
Tương tự như vậy, nền tảng này cho phép người dùng chia sẻ tài liệu một cách liền mạch. Điều này có thể có lợi cho các nhóm cần xem xét tài liệu trước khi hoàn thiện chúng. Ngoài ra, các thành viên có thể tránh gửi các tệp lớn qua lại email bằng cách sử dụng trình soạn thảo văn bản, do đó cải thiện hiệu quả quy trình làm việc.
4. Tăng năng suất
A nghiên cứu từ Harvard Business Review cho thấy năng suất tăng 4.4% từ các cá nhân làm việc từ bất cứ đâu. Điều này là do các cá nhân có thể tập trung hơn vào công việc của họ khi họ không cảm thấy bị sa lầy bởi công việc đi làm và những phiền nhiễu khác ở văn phòng. Tương tự, việc sử dụng các trình soạn thảo văn bản trực tuyến có thể giúp tăng năng suất. Một lần nữa, điều này là do các trình soạn thảo từ trực tuyến thường bao gồm các tính năng cho phép người dùng làm việc hiệu quả hơn.
Ví dụ: công cụ này cho phép các nhóm thiết lập cảnh báo và thông báo, giúp nhắc nhở họ về thời hạn hoặc các cuộc họp sắp tới. Ngoài ra, các trình soạn thảo văn bản trực tuyến thường cung cấp nhiều mẫu, plugin và mở rộng có thể hỗ trợ người dùng tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại hoặc điều chỉnh trải nghiệm của họ. Một số trình chỉnh sửa từ cũng bao gồm công cụ kiểm tra chính tả tự động để viết và chỉnh sửa hiệu quả hơn.
Công cụ này có thể mang lại nhiều lợi ích cho các nhóm ở xa, vì nó có thể đảm bảo rằng các thành viên có thể đáp ứng lịch trình và hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian ngắn hơn.
Hình ảnh từ Pexels
5. Tiết kiệm thời gian và tiền bạc
Hơn nữa, việc áp dụng các trình soạn thảo văn bản có thể giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho các doanh nghiệp nhỏ. Bạn sẽ thấy nền tảng này thường dựa trên đăng ký, có nghĩa là không cần phải mua giấy phép phần mềm hoặc phần cứng đắt tiền. Ngoài ra, bạn không cần phải cài đặt hoặc cập nhật các chương trình trên từng máy tính. Thay vào đó, các thành viên trong nhóm có thể đăng nhập và bắt đầu làm việc với các dự án của họ.
Các trình soạn thảo văn bản trực tuyến cũng bao gồm các tính năng như lưu trữ đám mây và cộng tác có thể giúp giảm nhu cầu về cơ sở hạ tầng tại chỗ tốn kém. Vì công cụ có thể tạo và chia sẻ tệp với người khác nên không cần in tài liệu cho các thành viên khác trong nhóm. Điều này có thể tiết kiệm nhiều thời gian và tiền bạc cho chi phí in ấn.
Hơn nữa, bạn sẽ khám phá một số nền tảng cung cấp trình soạn thảo từ trực tuyến miễn phí hoặc những phương án cung cấp kế hoạch kinh doanh chiết khấu, điều này có thể làm giảm chi phí hơn nữa.
6. Cải thiện bảo mật
Các trình soạn thảo văn bản trực tuyến cũng có thể hỗ trợ cải thiện bảo mật cho các nhóm từ xa. Công cụ này lưu trữ các tệp trực tuyến thay vì trên một máy tính cá nhân. Nếu một nhân viên làm mất thiết bị làm việc, những người còn lại trong nhóm sẽ vẫn có quyền truy cập vào tài liệu. Ngoài ra, các trình soạn thảo văn bản thường có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ, chẳng hạn như xác thực người dùng và mã hóa, để bảo vệ dữ liệu.
Tương tự như vậy, bạn có thể bảo vệ tệp bằng mật khẩu, vì vậy chỉ những thành viên được ủy quyền mới có thể xem hoặc chỉnh sửa tệp. Kết hợp với nhau, các yếu tố này cung cấp mức độ bảo mật cao hơn nhiều cho các doanh nghiệp nhỏ.
7. Giao tiếp tốt hơn
Cuối cùng, trong thế giới nhịp độ nhanh của các nhóm từ xa, điều cần thiết là phải có một công cụ có thể hỗ trợ bạn giao tiếp hiệu quả về các dự án với nhóm của bạn, như Zoho Sprint. Tuy nhiên, một trình soạn thảo từ trực tuyến cũng là một công cụ hoàn hảo cho mục đích này. Nền tảng này cho phép bạn chia sẻ tài liệu với nhóm của mình và dễ dàng thực hiện các thay đổi.
Do đó, bạn có thể tránh hiểu lầm và đảm bảo mọi người đều ở trên cùng một trang. Điều này đặc biệt hữu ích đối với các nhóm ở xa, vì nó có thể giữ cho mọi người có trách nhiệm. Ngoài ra, khi nhân viên có thể cộng tác trên các tài liệu ngay lập tức, nó cho phép trao đổi ý kiến và phản hồi trôi chảy hơn.
Hơn nữa, trình soạn thảo văn bản thường bao gồm các thành phần như trò chuyện và hội nghị truyền hình. Các tính năng này có thể nhanh chóng tạo điều kiện giao tiếp và cộng tác giữa các thành viên trong nhóm, ngay cả ở nhiều nơi khác nhau trên thế giới.
Cộng tác liền mạch với các trình chỉnh sửa Word trực tuyến
Mặc dù các trình soạn thảo văn bản trực tuyến đã ra đời được một thời gian, nhưng nhiều tổ chức vẫn chưa sử dụng hết công cụ này. Tuy nhiên, lợi ích của việc sử dụng một trình soạn thảo văn bản trực tuyến là rõ ràng. Nó có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc, cải thiện bảo mật và quy trình làm việc tài liệu, đồng thời tạo điều kiện giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm.
Các trình soạn thảo văn bản trực tuyến mang lại nhiều lợi ích cho các nhóm từ xa, nhưng yếu tố quan trọng nhất là chúng cho phép các thành viên trong nhóm làm việc hiệu quả bất kể vị trí. Vì vậy, cho dù bạn đang đi công tác và cần gửi tài liệu gấp đến văn phòng hay làm việc tại nhà và cộng tác với đồng nghiệp trong thời gian thực, hệ thống quản lý tài liệu và soạn thảo văn bản trực tuyến sẽ giúp bạn thực hiện điều đó.
Vì vậy, nếu bạn vẫn chưa sử dụng, bây giờ là thời điểm tốt nhất để bắt đầu. Nhóm từ xa của bạn sẽ cảm ơn bạn vì nó.
