Hàm IF là một trong những hàm hữu ích và được sử dụng thường xuyên nhất trong Excel. Nó cho phép bạn thực hiện so sánh logic giữa các giá trị và đưa ra một giá trị tùy thuộc vào việc so sánh đó là đúng hay sai.
Học cách cấu trúc và lồng các hàm IF đúng cách là rất quan trọng để phân tích dữ liệu và tính toán kết quả một cách hiệu quả dựa trên các điều kiện hoặc tiêu chí khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn từng bước cách sử dụng hàm IF trong Excel.
Cú pháp hàm IF
Cấu trúc cú pháp của hàm IF trong Excel là:
=IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)Địa điểm:
- Kiểm tra logic: Điều kiện bạn muốn kiểm tra có giá trị là TRUE hoặc FALSE
- Giá trị nếu đúng: Giá trị được trả về nếu kiểm tra logic đánh giá là TRUE
- Giá trị nếu sai: Giá trị được trả về nếu kiểm tra logic đánh giá là FALSE
Bây giờ chúng ta hãy xem qua một số ví dụ BẮT ĐẦU đơn giản về cách sử dụng hàm IF trong Excel.
Ví dụ về Sử dụng Hàm IF trong Excel
1. Ví dụ sử dụng hàm IF: Kiểm tra logic đơn giản
Giả sử bạn có dữ liệu điểm kiểm tra của học sinh và bạn muốn xuất ra kết quả xem mỗi học sinh đã đậu hay trượt bài kiểm tra dựa trên điểm chuẩn đậu là 50 điểm.
| Họ tên | Điểm kiểm tra | Đạt hoặc Không đạt |
|---|---|---|
| Đi chơi | 45 | |
| Đánh dấu | 60 |
Hàm IF sẽ kiểm tra xem điểm của học sinh có lớn hơn hoặc bằng 50 hay không và kết quả là TRUE hoặc FALSE.
- Nếu TRUE, trả về “Đạt”
- Nếu FALSE, trả về “Thất bại”
Vì vậy, ô C2 sẽ là:
=IF(B2>=50,”Pass”,”Fail”)Và ô C3 sẽ là:
=IF(B3>=50,”Pass”,”Fail”)Việc điền phần này sẽ tạo ra Đạt hoặc Không đạt cho mỗi hàng dựa trên điểm số:
| Họ tên | Điểm kiểm tra | Đạt hoặc Không đạt |
|---|---|---|
| Đi chơi | 45 | Fail |
| Đánh dấu | 60 | Qua |
Đây là một ví dụ đơn giản về cách bài kiểm tra logic phân tách các giá trị đầu ra dựa trên điều kiện TRUE hoặc FALSE bằng cách sử dụng các giá trị điểm của học sinh.
2. Ví dụ hàm IF 2: IF lồng nhau
Dựa trên ví dụ tính điểm ở trên, hãy thêm một số bài kiểm tra logic phức tạp hơn bằng cách làm tổ nhiều hàm IF cùng nhau.
Lồng nhau có nghĩa là đặt một câu lệnh IF bên trong một câu lệnh IF khác để tạo thêm điều kiện.
Hãy xuất ra các chữ cái hạng A, B, C, D hoặc F thay vì chỉ Vượt qua thất bại dựa trên các dấu ngoặc xếp hạng sau:
- Một = 90-100
- B = 80-89
- C = 70-79
- Đ = 60-69
- F = <60
Lấy số điểm 60 của Mark làm ví dụ. Các câu lệnh IF lồng nhau trong Excel sẽ là:
=IF(B3>=90,"A",IF(B3>=80,"B",IF(B3>=70,"C", IF(B3>=60,"D","F"))))Phá vỡ điều này từng bước một:
- Kiểm tra xem điểm của Mark có lớn hơn hoặc bằng 90 hay không. Nếu có, trả về A. Nếu không, tiếp tục.
- Kiểm tra xem điểm của anh ta có lớn hơn hoặc bằng 80 hay không. Nếu có, trả về B. Nếu không, tiếp tục.
- Kiểm tra xem điểm của anh ấy có lớn hơn hoặc bằng 70 không…. Và như thế.
- Tiêu chí else cuối cùng trả về F nếu không có câu nào ở trên đúng.
Vì vậy, bạn có thể quan sát cách các câu lệnh IF lồng nhau cho phép xuất ra nhiều giá trị tùy thuộc vào các bài kiểm tra logic xếp tầng.
Đề nghị đọc: 10 hàm Excel mọi sinh viên phải biết
3. Ví dụ IF 3: Điều kiện AND/OR
Ngoài việc so sánh các giá trị với các toán tử logic như lớn hơn hoặc bằng, bạn còn có thể đánh giá các điều kiện logic AND/OR phức tạp hơn bằng cách sử dụng IF.
Ví dụ: hãy xuất trạng thái đậu nếu học sinh đạt điểm trên 75 VÀ tham dự hơn 80% số lớp sử dụng dữ liệu này:
| Họ tên | Điểm số | Sự tham dự % | Trạng thái vượt qua |
|---|---|---|---|
| Đi chơi | 85 | 90% | |
| Đánh dấu | 72 | 78% |
Bài kiểm tra logic AND sẽ có cấu trúc như sau:
=IF(AND(B2>75,C2>80),"Pass","Fail")Điều này trả về Đạt nếu đáp ứng CẢ HAI tiêu chí, trong khi không đạt một trong hai điều kiện sẽ dẫn đến kết quả là Thất bại.
Ngược lại, bạn có thể kiểm tra nhiều điều kiện OR thay vì:
=IF(OR(B2>75,C2>80),"Pass","Fail")Bây giờ học sinh sẽ đậu nếu HOẶC đạt điểm trên 75 HOẶC có tỷ lệ đi học trên 80% là đúng. Nhưng thất bại cả hai vẫn trả về trạng thái Thất bại.
4. Ví dụ IF 4: Hàm SUMIF
Ngoài IF, một hàm hữu ích khác liên quan đến logic điều kiện là SUMIF. Điều này tính tổng một phạm vi ô dựa trên các tiêu chí được chỉ định.
Hãy xem lại tập dữ liệu điểm số và sử dụng SUMIF để chỉ tính tổng số điểm đậu trên 50.
Cú pháp SUMIF là:
=SUMIF(range, criteria, sum_range)Vì vậy, nhập:
=SUMIF(B2:B4,”>=50”, B2:B4)Sẽ xuất ra 105, chỉ tính tổng 60 của Mark và 85 của Sally vì chúng đáp ứng tiêu chí >=50 trong khi bỏ qua 45.
Điều này chứng tỏ cách SUMIF có thể chọn lọc tổng dữ liệu số dựa trên các tham số có điều kiện như giá trị trên/dưới, kết quả khớp văn bản, phạm vi ngày hoặc các thuộc tính khác.
5. Ví dụ IF 5: Hàm VLOOKUP
Cuối cùng, hãy xem xét một trường hợp sử dụng phổ biến kết hợp hàm IF và VLOOKUP.
VLOOKUP lấy dữ liệu từ một bảng hoặc dải ô riêng biệt dựa trên giá trị tra cứu khớp với tiêu chí.
Chúng ta có thể tích hợp câu lệnh IF để xuất một giá trị từ VLOOKUP nếu có kết quả khớp trong khi hiển thị giá trị khác nếu không có kết quả khớp nào.
Giả sử bạn có số ID sinh viên trong một bảng và muốn kéo tên tương ứng của họ vào một bảng khác thông qua VLOOKUP để khớp với ID.
Nó sẽ được cấu trúc như sau:
=IF(ISNA(VLOOKUP(A2,Sheet2!A1:B5,2,FALSE)),"No Match",VLOOKUP(A2,Sheet2!A1:B5,2,FALSE))Vì vậy, nếu hàm VLOOKUP trả về không khớp, câu lệnh IF sẽ bắt mã lỗi #N/A và đưa ra kết quả là “Không khớp”. Nhưng nếu tìm thấy tên trùng khớp thì nó sẽ xuất ra chuỗi tên thực.
Cú pháp này cho phép xử lý các tìm kiếm VLOOKUP chưa khớp đó một cách duyên dáng hoặc trả về các cờ tùy chỉnh khi không có dữ liệu tồn tại.
Mẹo nâng cao để sử dụng hàm IF
Với những ví dụ cơ bản đó, chúng ta hãy xem qua một số mẹo nhanh về cách sử dụng hàm IF nâng cao hơn:
- Chuyển mảng với IF để trả về mảng cột hoặc hàng đầy đủ thay vì chỉ vô hướng
- Kết hợp với COUNTIF đếm số lần xuất hiện đáp ứng những điều kiện nhất định
- Tạo trình đơn thả xuống xếp tầng bằng cách lồng các IF trong đó các giá trị lựa chọn lọc động các danh sách thả xuống sau này
- xây dựng biểu đồ động cập nhật thay đổi lựa chọn bằng cách liên kết phạm vi dữ liệu biểu đồ với đầu ra IF
- Xây dựng Quy tắc xác thực dữ liệu với các phản hồi xử lý lỗi tùy chỉnh bằng IF
- Tích hợp IF với PivotTable và biểu đồ để tùy chỉnh logic tổng hợp thay vì hiển thị mặc định
- Cải thiện tương tác bảng điều khiển bằng cách liên kết đầu ra IF với các điều khiển đầu vào như bộ cắt hoặc thanh cuộn
Học cách kết hợp IF với VLOOKUP, SUMIF, COUNTIF và các hàm khác một cách sáng tạo sẽ mở rộng khả năng thao tác kết quả phân tích dữ liệu của bạn.
Các nội dung chính
Tính đơn giản nhưng linh hoạt của hàm IF trong Excel khiến chúng trở nên vô giá đối với cả các bài kiểm tra logic cơ bản và phức tạp. Tất cả những gì cần là sự hiểu biết về cách sắp xếp cú pháp và nguyên tắc lồng nhau để xử lý các tình huống phức tạp có nhiều điều kiện.
Với khả năng làm chủ mạnh mẽ IF, bạn có thể tùy chỉnh hầu như mọi tính toán, phân tích hoặc tương tác bảng điều khiển dữ liệu để đáp ứng chính xác nhu cầu kinh doanh. Vì vậy, hãy tích hợp một số thử nghiệm logic ngay hôm nay để khai thác trí thông minh cao hơn từ các mô hình Excel của bạn!
