Chia sẻ tệp Excel trực tuyến

Có nhiều cách để nhanh chóng chia sẻ và chỉnh sửa tệp Excel với đồng nghiệp. Sổ làm việc được chia sẻ là một tính năng của Excel cho phép nhiều người dùng chỉnh sửa và làm việc trên một bảng tính đồng thời. Đọc tiếp để tìm hiểu cách chia sẻ tệp excel trực tuyến.

Tìm hiểu thêm về sổ làm việc được chia sẻ nếu công việc của bạn yêu cầu nhiều bảng tính và bạn cần một cách cộng tác đơn giản hơn.

Với các bước được liệt kê bên dưới, nhiều người có thể chỉnh sửa tệp excel và chủ sở hữu có thể chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi được thực hiện trên tệp.

Các tệp như vậy cũng có thể không được chia sẻ sau khi cộng tác làm việc. Hãy đi sâu vào các bước để chia sẻ tệp excel với những người dùng khác.

Cách chia sẻ tệp Excel

Có rất nhiều dự án đang được tiến hành trong các doanh nghiệp yêu cầu nhiều người dùng truy cập các tệp trùng lặp. Excel giúp đạt được mục đích đó và được sử dụng bởi nhiều công ty nhằm mục đích đạt được điều đó.

Có nhiều cách để chia sẻ một Tệp Excel, chúng tôi sẽ liệt kê một vài trong số chúng bên dưới

Bước Một

1. Mở bảng tính, điều hướng đến tùy chọn menu ở trên cùng bên trái và nhấp vào nó, sẽ có các tùy chọn bổ sung trong danh sách thả xuống

2. Thứ hai, tìm key đã chia sẻ và nhấn vào nó, một vài tùy chọn sẽ bật lên lần nữa

3. Các tùy chọn sẽ là chia sẻ qua email hoặc sao chép liên kết, cho phép mọi người truy cập tệp.

Các bước được liệt kê ở trên sẽ cho phép bạn chia sẻ tệp excel thành công với người khác.

Bước Hai

Ngày nay, ngày càng nhiều người sử dụng Excel để làm việc theo nhóm.

Trước đây, gửi tệp Excel qua thư hoặc lưu tệp để sử dụng sau này là cách duy nhất để chia sẻ tệp đó với ai đó; giờ đây, phiên bản Excel 2016 mới giúp việc chia sẻ và cộng tác trên sổ làm việc trở nên đơn giản. Bạn có thể cấp cho người dùng khác quyền truy cập vào cùng một tệp Excel bằng cách chia sẻ tệp đó.

Chức năng này cũng yêu cầu các hành động cụ thể, nhưng chúng khá đơn giản để thực hiện.

1. Đầu tiên, tìm tùy chọn đánh giá, ở hàng đầu tiên trên cùng của excel

2. Sau khi nhấp vào xem xét, một danh sách thả xuống sẽ xuất hiện với nhiều tùy chọn

3. Định vị chức năng chia sẻ sổ làm việc, sau đó bạn có thể chia sẻ tệp và cấp quyền truy cập cho những người dùng khác vào truy cập tài liệu.

4. Một hộp thoại sẽ xuất hiện nơi bạn sẽ đánh dấu (cho phép thay đổi bởi nhiều người dùng)

Sau khi hoàn thành tất cả các quy trình này, tệp excel đã được chia sẻ thành công.

LƯU Ý: Người dùng phải đăng nhập vào một vị trí mạng cục bộ để phương pháp này có hiệu quả.

Bước ba

1. Mở bảng tính và điều hướng đến tùy chọn menu và nhấp vào nó để có danh sách thả xuống nơi các tùy chọn khác sẽ khả dụng

2. Bước tiếp theo là lưu tệp và sẽ có một tùy chọn hỏi bạn muốn lưu tệp ở đâu

3. Sau khi lưu tệp vào thư mục cá nhân, bạn có thể dễ dàng đính kèm tệp excel của mình vào bất kỳ chương trình nào và chia sẻ tệp đó với những người dùng khác.

TÌM KIẾM LIÊN QUAN!!!

Ưu và nhược điểm của Trang tính Excel và Chia sẻ Sổ làm việc/Tệp

Microsoft Excel hiện đang được ngày càng nhiều người sử dụng cho các dự án cộng tác.

Sổ làm việc có thể dễ dàng được chia sẻ và cộng tác bằng cách sử dụng các phiên bản của Excel 2010, 2013 và 2016.

Bạn có thể tránh rắc rối khi quản lý nhiều phiên bản của tệp Excel bằng cách chia sẻ tệp đó với những người dùng khác và cấp cho họ quyền truy cập đồng thời vào cùng một tài liệu.

Ưu điểm

1. Chỉnh sửa nhiều lần

Nhiều phiên bản tệp được gửi qua lại qua email có thể gây nhầm lẫn cho các thành viên khác trong nhóm.

Cho đến khi họ nhận được phiên bản mới nhất, điều này có thể ngăn cản ai đó hoàn thành nhiệm vụ mà họ mong muốn.

Nhiều người có thể làm việc đồng thời và tránh những vấn đề này bằng cách sử dụng tùy chọn sổ làm việc được chia sẻ.

2. Tổ chức và Thu thập Dữ liệu

Một trong những chức năng phổ biến của bảng tính là thu thập và tổ chức dữ liệu.

Sau đó, bất kỳ ai cũng có thể sắp xếp thông tin tùy thuộc vào loại thông tin và sau đó đặt thông tin đó vào các hàng và cột có thứ tự.

Mặc dù việc nhìn thấy một tập hợp lớn dữ liệu ở dạng chưa được xử lý có thể khiến bạn choáng ngợp, nhưng các khả năng của chương trình cho phép người dùng xây dựng các bản trình bày phân tích dữ liệu và kết hợp dữ liệu đó vào biểu đồ hoặc bảng hình tròn để xem và hiểu đơn giản.

3. Tích hợp với các Công cụ khác

Điều này đúng với nền tảng đám mây Google Sheets.

Nếu các cột của bảng tính khớp với các trường nhập trên phần mềm, thì bạn có thể sử dụng dịch vụ như Integromat hoặc Zapier để nhập dữ liệu bảng tính vào CRM hoặc phần mềm quản lý dự án của mình.

4. Khả năng tùy biến

Bảng tính có thể dễ dàng được tùy chỉnh, đặc biệt nếu bạn biết cách sử dụng tất cả các công cụ và công thức có sẵn. Một bảng tính có thể tạo ra bất kỳ loại tài liệu nào, kể cả lịch.

Nhược điểm

1. Nó có thể ảnh hưởng đến bảo mật

Bất kỳ ai cũng có thể phân phối bảng tính ở bất kỳ đâu, chỉ bằng cách gửi email đơn giản, không giống như một hệ thống chuyên dụng yêu cầu quyền truy cập để đăng nhập.

Vì điều này, thật dễ dàng để một nhân viên không hài lòng hoặc không trung thực cung cấp thông tin khách hàng tiềm năng và khách hàng cho người lạ.

2. Khó biết ai chỉnh sửa bảng tính

Mặc dù bảng tính là công cụ tuyệt vời để làm việc nhóm và mọi người trong nhóm của bạn có thể nhập thông tin, nhưng có thể khó biết ai đã thay đổi một ô.

Điều này có thể gây khó khăn cho việc xác định bên chịu trách nhiệm trong trường hợp có sai sót hoặc nếu có sự cố xảy ra với trang tính.

3. Lập báo cáo là một thách thức

Việc kết hợp tất cả nhiều phiên bản bảng tính vào một bản sao chính đã đủ khó khăn, chưa nói đến việc yêu cầu người quản lý tạo báo cáo sâu sắc bằng cách sử dụng dữ liệu.

Nó không dành cho những người yếu tim, vì bất kỳ ai đã cố gắng báo cáo từ Excel sẽ chứng thực. Báo cáo càng khó thì dữ liệu của bạn càng phức tạp.

4. Rủi ro dữ liệu

Bạn có nguy cơ mất dữ liệu khi sử dụng Excel. Nếu máy tính xách tay của bạn bị rơi hoặc bị cà phê làm ướt, dữ liệu chỉ tồn tại trên các máy riêng biệt có thể bị mất vĩnh viễn.

Mặc dù Google Trang tính là một tùy chọn tuyệt vời nhưng nếu kết nối internet của bạn bị mất, dữ liệu cũng có thể bị mất.

Kết luận

Bây giờ bạn đã hiểu cách chia sẻ tệp Excel hoặc sổ làm việc và cách cho phép nhiều người chỉnh sửa tệp đó.

Vì sổ làm việc được chia sẻ không có tất cả các công cụ mà Excel trên máy tính cung cấp nên bạn phải đảm bảo rằng bạn áp dụng các tính năng chỉnh sửa trước khi chia sẻ tệp Excel, cho dù bạn đang sử dụng Windows hay Mac OS.

Xin lưu ý rằng bạn phải luôn có quyền truy cập vào mạng cục bộ trong khi chia sẻ sổ làm việc Excel trực tuyến; nếu không, bạn có nguy cơ mất các điều chỉnh và thay đổi quan trọng.