La función SI es una de las funciones más útiles y utilizadas con frecuencia en Excel. Le permite hacer comparaciones lógicas entre valores y generar un valor dependiendo de si la comparación es verdadera o falsa.
Aprender a estructurar y anidar correctamente funciones IF es fundamental para analizar datos de forma eficaz y calcular resultados en función de diferentes condiciones o criterios. Aquí hay una guía paso a paso para usar la función SI en Excel.
Sintaxis de la función SI
La estructura de sintaxis para una función SI en Excel es:
=IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)Lugar:
- Prueba lógica: La condición que desea probar y que se evalúa como VERDADERA o FALSA
- Valor si es verdadero: El valor devuelto si la prueba lógica se evalúa como VERDADERO
- Valor si es falso: El valor devuelto si la prueba lógica se evalúa como FALSO
Ahora veamos algunos ejemplos sencillos para PRINCIPIANTES sobre el uso de funciones SI en Excel.
Ejemplos de uso de la función SI en Excel
1. Ejemplo de uso de la función IF: prueba lógica simple
Supongamos que tiene datos de las puntuaciones de los exámenes de los estudiantes y desea saber si cada estudiante aprobó o no el examen en función de una puntuación límite para aprobar de 50 puntos.
| Nombre | Resultado de la prueba | Aprobar o suspender |
|---|---|---|
| salida | 45 | |
| Marc | 60 |
La función SI probaría si la puntuación del estudiante fue mayor o igual a 50, lo que se evalúa como VERDADERO o FALSO.
- Si es VERDADERO, devuelve "Pasar"
- Si es FALSO, devuelve "Fallo"
Entonces la celda C2 sería:
=IF(B2>=50,”Pass”,”Fail”)Y la celda C3 sería:
=IF(B3>=50,”Pass”,”Fail”)Al completar esto, se genera un Aprobado o Reprobado para cada fila según la puntuación:
| Nombre | Resultado de la prueba | Aprobar o suspender |
|---|---|---|
| salida | 45 | Fallar |
| Marc | 60 | Aprobado |
Este es un ejemplo sencillo de cómo la prueba lógica separa los valores de salida en función de una condición VERDADERA o FALSA utilizando los valores de puntuación del estudiante.
2. Ejemplo 2 de función IF: IF anidados
Basándonos en el ejemplo de puntuación anterior, agreguemos algunas pruebas lógicas más complejas mediante anidación múltiples funciones IF juntas.
Anidar se refiere a poner una declaración IF dentro de otra declaración IF para crear más condiciones.
Generemos calificaciones con letras A, B, C, D o F en lugar de solo Contraseña errónea basado en los siguientes tramos de calificaciones:
- Un = 90-100
- B = 80-89
- C = 70-79
- D = 60-69
- F = <60
Tomemos como ejemplo la puntuación de 60 de Mark. Las declaraciones IF anidadas en Excel serían:
=IF(B3>=90,"A",IF(B3>=80,"B",IF(B3>=70,"C", IF(B3>=60,"D","F"))))Desglosando esto paso a paso:
- Pruebe si la puntuación de Mark es mayor o igual a 90. En caso afirmativo, devuelva A. Si no, continúe.
- Pruebe si su puntuación es mayor o igual a 80. En caso afirmativo, devuelva B. Si no, continúe.
- Pruebe si su puntuación es mayor o igual a 70…. Etcétera.
- El último criterio else devuelve F si ninguna de las afirmaciones anteriores es verdadera.
Entonces puede observar cómo las declaraciones IF anidadas permiten salidas de múltiples valores dependiendo de las pruebas lógicas en cascada.
Lecturas recomendadas: 10 funciones de Excel que todo estudiante debe conocer
3. Ejemplo 3 de IF: Condiciones Y/O
Más allá de comparar valores con operadores lógicos como mayor o igual a, también puede evaluar condiciones lógicas Y/O más complejas utilizando IF.
Por ejemplo, generemos un estado aprobado si el estudiante obtuvo una puntuación superior a 75 Y asistió a más del 80 % de las clases utilizando estos datos:
| Nombre | Puntuación | Asistencia % | Estado del pase |
|---|---|---|---|
| salida | 85 | 90% | |
| Marc | 72 | 78% |
La prueba lógica AND se estructuraría como:
=IF(AND(B2>75,C2>80),"Pass","Fail")Esto devuelve un Aprobado si se cumplen AMBOS criterios, mientras que si falla cualquiera de las condiciones se genera un resultado Fallido.
Por el contrario, puedes probar múltiples condiciones OR con:
=IF(OR(B2>75,C2>80),"Pass","Fail")Ahora los estudiantes aprobarían si es cierto O bien obtener una puntuación superior a 75 O tener más del 80 % de asistencia. Pero fallar en ambos aún devuelve un estado de Fallo.
4. SI Ejemplo 4: Función SUMAR.SI
Además de SI, otra función útil relacionada con la lógica condicional es SUMAR.SI. Esto suma un rango de celdas según criterios específicos.
Revisemos el conjunto de datos de puntuaciones y usemos SUMAR.SI para sumar solo las puntuaciones aprobatorias superiores a 50.
La sintaxis SUMAR.SI es:
=SUMIF(range, criteria, sum_range)Entonces ingresando:
=SUMIF(B2:B4,”>=50”, B2:B4)Daría como resultado 105, sumando solo los 60 de Mark y los 85 de Sally, ya que cumplen con el criterio >=50 e ignoran los 45.
Esto demuestra cómo SUMIF puede totalizar selectivamente datos numéricos basándose en parámetros condicionales como valores arriba/abajo, coincidencias de texto, rangos de fechas u otros atributos.
5. IF Ejemplo 5: Función BUSCARV
Finalmente, examinemos un caso de uso común que combina las funciones IF y BUSCARV.
BUSCARV extrae datos de una tabla o rango separado en función de un valor de búsqueda que coincide con un criterio.
Podemos integrar una declaración IF para generar un valor de BUSCARV si hay una coincidencia y mostrar otro valor si no existe ninguna coincidencia.
Supongamos que tiene números de identificación de estudiantes en una tabla y desea extraer sus nombres correspondientes en otra tabla mediante BUSCARV para que coincidan con las identificaciones.
Se estructuraría así:
=IF(ISNA(VLOOKUP(A2,Sheet2!A1:B5,2,FALSE)),"No Match",VLOOKUP(A2,Sheet2!A1:B5,2,FALSE))Entonces, si BUSCARV no devuelve ninguna coincidencia, la declaración IF detecta el código de error #N/A y genera "No hay coincidencia". Pero si se encuentra una coincidencia de nombre, generará la cadena de nombre real.
Esta sintaxis permite manejar con elegancia esas búsquedas BUSCARV no coincidentes o devolver indicadores personalizados cuando no existen datos.
Consejos avanzados para el uso de la función IF
Una vez cubiertos esos ejemplos básicos, repasemos algunos consejos rápidos sobre el uso más avanzado de las funciones IF:
- Transponer matrices con IF para devolver matrices completas de columnas o filas en lugar de solo escalares
- Combinar con CONTAR.SI Para contar ocurrencias que cumplen ciertas condiciones.
- Crear menús desplegables en cascada anidando IF donde los valores de selección filtran menús desplegables posteriores dinámicamente
- Construcción gráficos dinámicos actualización sobre el cambio de selección vinculando los rangos de datos del gráfico a las salidas IF
- Construcción reglas de validación de datos con respuestas personalizadas de manejo de errores usando IF
- Integrar SI con Tablas dinámicas y gráficos para personalizar la lógica de agregación en lugar de mostrar los valores predeterminados
- Mejorar interacciones del tablero vinculando salidas IF a controles de entrada como segmentaciones o barras de desplazamiento
Aprender a combinar creativamente SI con BUSCARV, SUMAR.SI, CONTAR.SI y otras funciones amplía su capacidad para manipular los resultados del análisis de datos.
Puntos clave
La simplicidad pero flexibilidad de las funciones IF en Excel las hace invaluables para pruebas lógicas tanto básicas como complejas. Todo lo que se necesita es comprender los arreglos de sintaxis y los principios de anidamiento para manejar escenarios elaborados de múltiples condiciones.
Con un sólido dominio de IF, puede personalizar prácticamente cualquier cálculo, análisis o interacción de panel de datos para satisfacer con precisión las necesidades comerciales. ¡Integre algunas pruebas lógicas hoy para desbloquear una mayor inteligencia de sus modelos de Excel!
