Cách tốt nhất để chọn ứng dụng đám mây: Ứng dụng đám mây là tài nguyên thiết yếu vì chúng cho phép bạn làm việc từ bất kỳ đâu có kết nối internet và giải phóng dung lượng trên ổ cứng máy tính của bạn.
Các ứng dụng dành cho lưu trữ đám mây không chỉ là một cách để giải phóng dung lượng trên PC của bạn một cách tốt nhất. (Một đĩa cứng bên ngoài cũng sẽ hoạt động tốt để đạt được điều này.) Do đó, chúng cũng có thể hỗ trợ hợp tác, tổ chức và bảo mật.
Đương nhiên, Google Drive và Dropbox là hai nền tảng nổi tiếng mà lần đầu tiên tôi biết về lưu trữ đám mây. Tuy nhiên, chúng dường như được đưa vào làm tiêu chuẩn với các công ty ở xa mà tôi đã làm việc cùng.
Tuy nhiên, tôi muốn chắc chắn rằng mình đang sử dụng công cụ tốt nhất cho công việc khi bắt đầu chuyển thông tin cá nhân và thông tin nghề nghiệp của mình lên đám mây.
Tôi đang tìm kiếm thứ gì đó an toàn vì tôi dự định lưu trữ dữ liệu quan trọng ở đó. Vì tôi thường xuyên làm việc với các tệp video và thiết kế khổng lồ.
Ngoài ra, bạn có thể đảm bảo rằng tôi sẽ tiến hành so sánh giá kỹ lưỡng để có được dung lượng lưu trữ tối đa cho tiền của mình.
Cách chọn ứng dụng đám mây tốt nhất cho công ty của bạn
Ứng dụng đám mây dành cho mục đích kinh doanh được chọn rất khác với ứng dụng đám mây dành cho mục đích sử dụng cá nhân. Gánh nặng bảo vệ dữ liệu đã tăng lên đáng kể và việc đưa ra một quyết định sai lầm giờ đây có hậu quả lớn hơn theo cấp số nhân.
Tuy nhiên, có các yếu tố bổ sung liên quan đến đám mây cần xem xét khi chọn ứng dụng đám mây cho doanh nghiệp của bạn.
Ngoài ra, bạn có thể đánh giá tất cả các lựa chọn thay thế của mình và chọn một hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp của bạn phát triển và thịnh vượng bằng cách cân nhắc chức năng, bảo mật, hỗ trợ, quyền riêng tư và chi phí.
Ngoài ra, đừng quên đưa Planio vào danh sách các tùy chọn khi nghĩ về các giải pháp đám mây cho tổ chức của bạn.
Luôn lưu tâm đến các nhóm, Planio được phát triển để đảm bảo sự thành công của dự án bằng cách đảm bảo rằng mọi người đều có quyền truy cập vào dữ liệu họ cần để hoàn thành dự án đúng hạn.
Cách chọn ứng dụng lưu trữ đám mây tốt nhất
Nếu mọi giải pháp đều làm được mọi thứ, bạn chọn như thế nào? Dưới đây là một số đặc điểm bổ sung cần tìm khi bạn so sánh các lựa chọn của mình.
Mã hóa và Bảo mật
Các tệp của bạn an toàn đến mức nào sau khi bạn đăng chúng lên đám mây? Tên người dùng và mật khẩu của bạn sẽ là sự kết hợp duy nhất cần thiết để mở “tủ hồ sơ” trong một tình huống lý tưởng.
Tuy nhiên, ngay cả khi các tệp được mã hóa trong quá trình truyền, nó cũng không hoạt động theo cách đó, như chúng ta đã thấy trong nhiều năm qua với một số lo ngại được ghi lại công khai về Đám mây lưu trữ riêng tư.
Ví dụ, mã hóa phía máy chủ được sử dụng bởi Dropbox, Google Drive và OneDrive. Ngoài ra, tin tốt là chúng có thể tăng tốc độ truyền dữ liệu khi tương tác với các ứng dụng khác.
Tuy nhiên, nhược điểm là do họ sở hữu các khóa mã hóa; họ có thể giải mã các tệp của bạn mà bạn không biết.
Nhưng nếu bạn muốn sử dụng đám mây để lưu trữ dữ liệu nhạy cảm, hãy xem xét một tùy chọn an toàn hơn.
- Hộp, chẳng hạn, có thể là một lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp doanh nghiệp yêu cầu sự cân bằng giữa tích hợp ứng dụng và tuân thủ ngành cụ thể (ví dụ: HIPAA hoặc FINRA).
- Tresorit đi sâu vào vấn đề bảo mật, ghép nối mã hóa đầu cuối với các trung tâm dữ liệu của Thụy Sĩ.
- Đồng bộ cũng sử dụng mã hóa đầu cuối và nó cung cấp một phiên bản miễn phí rất hấp dẫn.
Tài liệu, Ảnh và Loại tệp đặc biệt
Tất cả các nền tảng đám mây (tài liệu Word, PDF, tệp hình ảnh tiêu chuẩn, v.v. đều có thể xử lý các loại tệp điển hình). Nhưng điều gì xảy ra nếu bạn sử dụng các loại tệp lớn hơn, phức tạp hơn?
Chẳng hạn, chương trình xử lý văn bản mà tôi sử dụng, Scrivener, lưu trữ tài liệu ở định dạng duy nhất.scriv. Do đó, chỉ Dropbox mới có thể đồng bộ hóa loại tệp này giữa ứng dụng dành cho máy tính để bàn và thiết bị di động.
iCloud, cho phép khách hàng của Apple đồng bộ hóa liền mạch hình ảnh và dữ liệu ứng dụng trên các thiết bị của họ và Creative Cloud. Ngoài ra, được tạo đặc biệt cho người dùng các sản phẩm Adobe để đồng bộ hóa các tệp video hoặc thiết kế lớn, phức tạp, là hai trường hợp sử dụng bất thường khác.
Trong mọi trường hợp, hãy kiểm tra khả năng tương thích của ứng dụng đám mây của bạn với bất kỳ định dạng tệp cụ thể nào bạn định sử dụng trước khi cam kết đầy đủ.
Đội so với người dùng Solo
Hầu hết các ứng dụng lưu trữ đám mây bao gồm cả tài khoản cá nhân và nhóm. Để theo dõi quản lý dự án đơn giản, tài khoản nhóm giúp dễ dàng cấp và thu hồi quyền truy cập vào các thư mục nhất định (không cần phải cập nhật mật khẩu theo cách thủ công).
Tuy nhiên, chúng cũng cho phép bạn theo dõi các sửa đổi mà mỗi người dùng thực hiện. Dưới đây là một số kết quả đáng chú ý trong thử nghiệm của tôi:
1. Tôi thực sự thích chức năng nhóm riêng biệt mà Dropbox cung cấp. Chỉ định các thành viên trong nhóm vào các nhóm tùy thuộc vào vai trò công việc tương ứng của họ sau khi tạo nhóm (chẳng hạn như “Nhân sự” hoặc “Tiếp thị”).
Khi các nhóm của bạn được định cấu hình, bạn có thể tạo các thư mục nhóm duy nhất chỉ có thể truy cập được đối với các thành viên của các nhóm được chỉ định. (Người quản lý sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
2. Box cung cấp các tích hợp gốc tinh vi hơn với các công nghệ khác mà bạn có thể đã sử dụng, chẳng hạn như Microsoft 365 và Google Workspace. Ngoài ra, được tạo ra để làm việc cho các nhóm doanh nghiệp.
Ngoài ra, thay vì phải định cấu hình quyền người dùng riêng cho từng công cụ, các tích hợp này giúp việc đồng bộ hóa chúng trên các nền tảng trở nên đơn giản hơn nhiều.
Chia sẻ và hợp tác
Sẽ có những trường hợp bạn cần chia sẻ tệp đám mây với người khác, cho dù bạn có tài khoản nhóm hay không. Do đó, tất cả các ứng dụng lưu trữ đám mây đều cho phép bạn thực hiện điều này bằng cách xây dựng một liên kết duy nhất, có thể chia sẻ để cho phép người khác truy cập nội dung.
Bạn muốn điều gì xảy ra khi người khác mở tệp được chia sẻ là câu hỏi?
Hãy xem Google Drive, Dropbox hoặc OneDrive nếu bạn muốn cộng tác trong một dự án (thông qua nhận xét hoặc sửa đổi theo thời gian thực), vì cả ba đều đi kèm với các công cụ cộng tác và xử lý văn bản của riêng chúng.
Nhưng các chương trình như Tresorit và iCloud cho phép bạn thêm mật khẩu. Ngoài ra, ngày hết hạn cho các liên kết được chia sẻ của bạn nếu bạn đang tìm kiếm một cách an toàn hơn, ít hợp tác chia sẻ thay thế. (như gửi email chứng từ thuế cho kế toán của bạn).
Điều liên quan: Các cách tốt nhất để sử dụng Ứng dụng đám mây miễn phí trong cuộc sống của bạn
Các ứng dụng lưu trữ đám mây hàng đầu
Đối với bản ghi, tôi đã không kiểm tra kỹ lưỡng từng thứ này như khi đánh giá các ứng dụng cho các bản tổng hợp ứng dụng hàng đầu của Zapier.
Thay vào đó, danh sách này dựa trên cả thử nghiệm của riêng tôi và những gì tôi khám phá được về thị trường trong quá trình điều tra của mình.
Đây là những công ty dẫn đầu về lưu trữ đám mây tính đến thời điểm này. Các trường hợp sử dụng chung nhất nằm ở trên cùng, trong khi các trường hợp chuyên biệt nhất nằm ở cuối danh sách.
- Google Drive để cộng tác
- Dropbox để dễ dàng quản lý tài khoản nhóm
- Hộp dành cho các nhóm doanh nghiệp yêu cầu tuân thủ quyền riêng tư chặt chẽ hơn
- OneDrive cho người dùng Microsoft
- iCloud cho người dùng Apple
- Creative Cloud dành cho nhà thiết kế và người dùng Adobe
- pCloud cho các tài khoản cá nhân yêu cầu bảo mật và quyền riêng tư nâng cao
- Đồng bộ hóa để truy cập miễn phí vào mã hóa không kiến thức
Chức năng ứng dụng đám mây
Tìm một nền tảng SaaS duy nhất bao gồm tất cả các ứng dụng bạn yêu cầu, như nhắn tin, quản lý dự án, theo dõi thời gian và các dịch vụ khác, có thể được thực hiện bằng cách đánh giá khả năng của dịch vụ.
Ngoài chi phí duy trì đăng ký một số dịch vụ, có thể có các sự cố tương thích cản trở việc tích hợp các hệ thống khác nhau.
Tuy nhiên, một nhà cung cấp SaaS giúp cuộc sống của các doanh nghiệp trở nên đơn giản hơn vì nó tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Hãy coi việc điều chỉnh một dịch vụ đám mây toàn diện duy nhất giống như tổ chức một khóa đào tạo duy nhất cho mọi người.
Ngoài ra, hãy chú ý đừng chọn thứ gì đó quá phức tạp mà cuối cùng bạn phải trả tiền cho rất nhiều thứ bổ sung mà bạn sẽ không sử dụng.
Hãy tự mình kiểm tra chúng để xem cái nào phù hợp nhất với bạn. Và nếu việc sử dụng hơn một có ý nghĩa đối với sự sắp xếp của bạn, đừng ngại làm như vậy.
Bạn có đề xuất nào để chọn ứng dụng đám mây cho doanh nghiệp của mình không? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn với chúng tôi! Gửi cho chúng tôi một tweet và chúng tôi sẽ trả lời với những hiểu biết tốt nhất của chúng tôi.
Ngoài ra, hãy đọc: 5 tiện ích mở rộng Google Chrome tốt nhất (100% miễn phí)
