Microsoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản phổ biến và được sử dụng rộng rãi nhất trên thế giới. Do đó, mọi người thích ký một tài liệu từ trực tuyến mà không cần nỗ lực hơn là ký một tài liệu trên giấy và sau đó quét nó.
Ký một tài liệu từ trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian đồng thời cung cấp tính bảo mật, tiện lợi và hiệu quả về chi phí. Microsoft Word giúp việc đưa chữ ký trực tuyến vào tài liệu trở nên đơn giản.
Chữ ký điện tử là gì
Chữ ký điện tử, thường được gọi là chữ ký điện tử, là một giải pháp thay thế hiện đại cho việc ký giấy ướt thông thường bằng cách sử dụng chữ ký viết tay hoặc con dấu đóng dấu.
Một chữ ký điện tử thường bị nhầm lẫn với một chữ ký số. Cả hai đều khác biệt, mặc dù có một số điểm tương đồng giữa chúng.
Chữ ký điện tử chỉ là bất kỳ loại dấu kỹ thuật số/ảo nào xuất hiện trong tài liệu. Nó có thể được vẽ bằng tay, được đặt dưới dạng hình ảnh hoặc thậm chí là các từ được đánh máy. “Chữ ký” được chấp nhận miễn là bạn “có ý định” ký vào đó, bất kể nó được sử dụng “như thế nào”.
Thuật ngữ độc quyền của Microsoft để ký điện tử một tài liệu là ID chữ ký điện tử (hoặc Ký điện tử). Chữ ký điện tử không chỉ đơn giản là một hình ảnh; nó sử dụng “tiêu chuẩn mã hóa đặc biệt” và “thuật toán băm” để đảm bảo tính xác thực (chỉ chủ sở hữu của một chứng chỉ nhất định mới có thể ký tài liệu bằng ID đó) và tính toàn vẹn (không thể thay đổi nó sau khi ký).
Chứng chỉ kỹ thuật số phải được mua bởi cả người gửi và người nhận. Bây giờ, hãy xem cách ký một tài liệu từ trực tuyến.
Cách ký tài liệu Word trực tuyến
Một tài liệu từ có thể được ký theo ba cách khác nhau:
- Chèn một hình ảnh chữ ký vào một tài liệu từ.
- Sử dụng Khối Chữ ký trong Word.
Một Microsoft Office Giấy chứng nhận ID kỹ thuật số bắt buộc.
- Sử dụng dịch vụ ký điện tử trực tuyến.
Hoạt động với mọi tài liệu Word hoặc PDF.
Mỗi phương pháp sẽ được thảo luận sâu dưới đây.
Cách để Chèn hình ảnh chữ ký vào tài liệu Word
Để thêm chữ ký điện tử vào tài liệu từ, hãy làm như sau:
- Lấy một chữ ký viết tay trên một tờ giấy trắng và quét nó.
- Lưu chữ ký đã quét vào máy tính hoặc máy tính xách tay của bạn ở bất kỳ định dạng nào sau đây: .jpg,.png,.bmg,.gif.
- Trong tài liệu từ, đặt con trỏ vào nơi bạn muốn thêm/chèn chữ ký điện tử của mình.
- Trong tài liệu Word, chuyển đến tab Chèn và chọn Ảnh. Điều hướng đến vị trí/thư mục của chữ ký được quét trên máy tính của bạn để chèn nó vào tài liệu từ.
Bạn có thể thêm chữ ký điện tử vào tài liệu bằng một vài bước đơn giản sau.
Bạn có thể chèn/thêm chữ ký điện tử vào tài liệu Word bằng cách tải lên hình ảnh được quét từ máy tính của mình, nhưng bạn cũng có thể chèn/tạo dòng chữ ký trong Word để người nhận ký.
Đọc thêm:
Cách thêm Đường xu hướng trong Excel Online
Cách ngắt dòng văn bản trong Excel trực tuyến
Cần có gì để sử dụng Excel Online
Cách chèn tiêu đề trong Excel trực tuyến
Cách ký bằng tính năng ký của Microsoft Word
Các bước thực hiện như sau:
Bao gồm Khối chữ ký trong Microsoft Word
Bước 1: Trong Microsoft Word, chuyển đến tab Chèn > trường văn bản > tạo Dòng chữ ký Microsoft Office.
Bước 2. Hộp Thiết lập Chữ ký xuất hiện; cung cấp thông tin cho người ký dự định (chẳng hạn như Tên người ký, tiêu đề và địa chỉ email), người sẽ ký tài liệu.
Bước 3: Khi bạn nhấn nút OK, dòng chữ ký sẽ được thêm vào tài liệu của bạn. Kéo nó đến vị trí trong tài liệu mà bạn muốn người ký dự định ký. Chữ X biểu thị khu vực mà người ký dự định sẽ ký.
Lưu ý: Nếu có nhiều hơn một người ký dự định, bạn có thể bao gồm nhiều dòng chữ ký trong một tài liệu. Lặp lại các quy trình này nếu cần để thêm một dòng chữ ký.
Bước 4: Gửi tài liệu để ký cho người ký được chỉ định.
Sau khi bạn đã gửi tài liệu cho người ký được chỉ định, người nhận có thể thêm/tạo chữ ký của mình vào đó. Các bước dưới đây cho thấy cách người ký/người nhận dự định có thể vẽ hoặc tạo chữ ký của mình trong tài liệu từ.
Sử dụng dịch vụ ký điện tử trực tuyến
Với hướng dẫn đơn giản này, bạn sẽ học cách thêm chữ ký điện tử vào tài liệu Word bằng dịch vụ chữ ký điện tử chỉ trong vài bước.
1. Trước tiên, hãy tải xuống và cài đặt bổ trợ ký điện tử. Điều hướng đến “Nhận phần bổ trợ” trong tab Chèn của thanh Menu. Thao tác này sẽ khởi chạy Office Store (hoặc Store trên máy Mac). Nhập “e-signing add-in” vào hộp tìm kiếm (ví dụ: Docusign). “DocuSign cho Word” hiện có thể được thêm bằng cách nhấp vào “Thêm” và xác nhận cài đặt. Điều này là hoàn toàn miễn phí.
2. Tìm phần bổ trợ (trong trường hợp này là DocuSign) trong tab Menu. Khi phần bổ trợ đã được tải thành công, bạn sẽ thấy một tùy chọn menu mới có tên là “DocuSign”. Chọn “Ký tài liệu” bằng cách nhấp vào nó.
3. Đăng nhập vào tài khoản DocuSign hiện tại của bạn hoặc nhấp vào “Tạo tài khoản” để tạo tài khoản DocuSign miễn phí. Bằng cách đăng ký dùng thử miễn phí, bạn sẽ có thể tạo chữ ký điện tử miễn phí trong Word. Bạn cũng có thể gửi biểu mẫu và hợp đồng cho người khác ký trong 30 ngày mà không cần sử dụng thẻ tín dụng.
4. Thêm chữ ký của bạn vào tài liệu. Giờ đây, bạn có thể thêm chữ ký điện tử của mình vào tài liệu Word bằng cách kéo và thả trường Chữ ký. Chỉ cần chọn “Chữ ký” từ menu ở bên trái của trang, sau đó chọn vị trí trong tài liệu từ mà bạn muốn chèn chữ ký của mình. Bạn cũng có thể bao gồm tên viết tắt, ngày ký, tên và các thông tin khác nếu muốn.
5. Ở cuối cửa sổ, nhấp vào nút “Thông qua và Ký” màu vàng. Chữ ký của bạn sẽ xuất hiện trên tài liệu ở vị trí mong muốn. Sau đó, ở đầu trang, nhấp vào nút “Finish”.
Tài liệu của bạn hiện đã được ký và sẵn sàng để gửi và tải xuống.
Tạo chữ ký điện tử của riêng bạn
Khi thêm chữ ký điện tử vào tài liệu, bạn chỉ cần sử dụng chữ ký tạo sẵn DocuSign bao gồm tên của bạn. Nếu bạn ngưỡng mộ độc nhất vô nhị của mình chữ ký, bạn cũng có thể vẽ hoặc tải lên chữ ký điện tử của riêng mình:
1. Truy cập tài khoản DocuSign của bạn. Sau đó, trong phần “Chữ ký”, hãy nhấp vào Ảnh hồ sơ.
2. Nhấp vào “Chỉnh sửa” rồi nhấp vào “Vẽ” để thay đổi chữ ký của bạn.
3. Trong Word, nhấp và giữ vào hộp “Draw your signature”, sau đó vẽ chữ ký ưa thích bằng con trỏ chuột hoặc trên màn hình cảm ứng của bạn.
4. Vẽ tên viết tắt ưa thích bằng cách nhấp và giữ trong ô “Vẽ tên viết tắt của bạn”. Để lưu chữ ký của bạn, hãy nhấp vào nút “Tạo”.
Kết luận
Việc sử dụng chữ ký điện tử trong kỷ nguyên hiện đại đã thay đổi cách các tài liệu được ký và cách các cá nhân/công ty tiến hành kinh doanh. Câu hỏi đặt ra là liệu các công cụ/tùy chọn do Microsoft Word cung cấp có đủ để đáp ứng các yêu cầu hay không.
Microsoft Word có thể được sử dụng miễn phí để thêm hình ảnh chữ ký. Tuy nhiên, để ký điện tử một tài liệu trong Word, trước tiên người dùng phải mua Chứng chỉ kỹ thuật số. Đây là lúc tùy chọn thứ ba, chẳng hạn như ký trực tuyến với DocuSign hoặc các nền tảng khác, cũng cho phép chữ ký điện tử bằng cách tải tài liệu trực tuyến lên, phát huy tác dụng.
Hy vọng, bài viết này đã trả lời câu hỏi của bạn về cách ký một tài liệu từ trực tuyến.
