Zrzut ekranu 20210410 103836

Pobierz to zdjęcie Edytuj za pomocą edytora online GIMP

Czytelnik niedawno skomentował, że większość firm wie, co zrobić, jeśli chodzi o szkolenie w zakresie zgodności z przepisami FCPA w zakresie przeciwdziałania łapówkarstwu, ale jeśli chodzi o księgi i rejestry FCPA oraz szkolenie w zakresie zgodności z kontrolą wewnętrzną, większość ludzi drapie się po głowie.

Poniżej przedstawiam kilka przemyśleń na temat ksiąg i rejestrów oraz szkoleń w zakresie zgodności z kontrolą wewnętrzną, ale w żadnym wypadku nie obejmuje to całego krajobrazu.

Myślę, że czytelnik ma rację, że większość firm w rzeczywistości koncentruje wysiłki w zakresie zgodności (jeśli mają aktywne działania w zakresie zgodności z przepisami \u2013 zobacz tutaj) na przepisach antykorupcyjnych FCPA. W innych aspektach FCPA 2019 księgi i rejestry oraz przepisy dotyczące kontroli wewnętrznej są zwykle wymieniane (jeśli w ogóle) mimochodem.

Wyjaśnienie, dlaczego prawdopodobnie ma to związek z samym statutem.

Przepisy dotyczące przeciwdziałania łapownictwu zawierają określone elementy związane z rzeczami, które wszyscy ogólnie rozumiemy, takimi jak wartościowe rzeczy, zagraniczny urzędnik oraz pozyskanie lub utrzymanie firmy w 2013 roku, a firmy mogą łatwo dostosować szkolenie w zakresie zgodności do tych elementów lub prawdopodobnie jest to bardziej trafnie powiedzieć, interpretacje tych elementów przez DOJ i SEC.

Dla kontrastu, księgi i rejestry FCPA oraz przepisy dotyczące kontroli wewnętrznej są raczej ogólne i zawierają kluczowe terminy, takie jak rozsądne szczegóły, dokładne i rzetelne, wystarczające, uzasadnione zapewnienia oraz ogólne lub szczegółowe autoryzacja.\u2019d

Dostosowanie szkolenia w zakresie zgodności do takich ogólnych koncepcji może być trudne. Ponadto księgi i rejestry oraz przepisy dotyczące kontroli wewnętrznej mają zastosowanie do emitentów we WSZYSTKICH przypadkach, a nie tylko w tych, w których firma prowadzi działalność lub poszukuje działalności za granicą. W związku z tym może być trudniej wkomponować księgi i ewidencję oraz kwestie kontroli wewnętrznej w szkolenie, ponieważ przepisy dotyczą wszystkiego, co robi emitent.

Na tym tle najlepiej, jak sądzę, postrzegać zgodność z FCPA nie tylko jako zadanie, którym powinni się zajmować prawnicy firmy i wybrane kluczowe stanowiska z punktu widzenia przeciwdziałania przekupstwu (tj. sprzedaż, marketing, rozwój biznesu), ale raczej zadanie, którym audyt wewnętrzny i finanse powinny być również zajęte i aktywnie zaangażowane.

Oznacza to, że personel audytu wewnętrznego i finansów musi być specjalnie przeszkolony, aby podchodzić do swoich funkcji zawodowych nie tylko w tradycyjny sposób, ale także z użyciem gogli FCPA.

Z ostatnich działań egzekwujących FCPA jasno wynika, że ​​SEC oczekuje znacznie więcej od personelu niebędącego prawnikiem, jeśli chodzi o zgodność z FCPA, w tym zdolność do wykrywania problemów FCPA i wykazywania wysokiego stopnia (nazywam to) ciekawością intelektualną w zakresie pewne kwestie.

Na przykład w sprawie York z 2007 r. SEC zarzuciła w swojej skardze cywilnej (patrz tutaj, paragraf 51), że (i) kierownictwo firmy York International miało możliwość dokonania przeglądu lub spowodowania, aby audyt wewnętrzny dokonał przeglądu [problematycznych umów] oraz gdyby tak się stało, od razu byłoby oczywiste, że umowy o doradztwo były fikcją; oraz (ii) było jasne, że lokalny personel finansowy nie zapewniał niezależnej funkcji kontroli wewnętrznej, ale raczej zgodził się na wątpliwe praktyki i dokumentację bez krytycznego przeglądu.\u201d.

Ponownie, ponieważ księgi i zapisy FCPA oraz przepisy dotyczące kontroli wewnętrznej są raczej ogólne, uważam, że najlepszą praktyką (nie tylko dla emitentów, ale dla każdej firmy) jest specjalne szkolenie personelu audytu wewnętrznego i finansów w celu zapoznania się z jego pracą z włączonymi goglami FCPA.

Oznacza to, że personel audytu wewnętrznego i finansów powinien:

(1) Zrozumieć szerokie interpretacje dotyczące wszystkiego, co wartościowe, zagranicznego urzędnika, oraz uzyskać lub zachować biznesowe elementy naruszenia przepisów antykorupcyjnych, aby jasno zrozumieć, że postępowanie inne niż walizka pełna gotówki do urzędnika państwowego, aby uzyskać kontrakt rządowy jest problematyczny. Na przykład,

nadmierne koszty podróży i marketingu, wypłaty stypendiów itp. mogą stanowić wartościowe rzeczy. Personel audytu wewnętrznego i finansów musi również zrozumieć, że pracownicy spółek państwowych lub kontrolowanych przez państwo są uważani za urzędników zagranicznych przez DOJ/SEC (nawet jeśli ta interpretacja nie została przetestowana ani zakwestionowana). Oznacza to, że rzeczy, które firma robi, aby wiać i spożywać posiłki dla swoich czysto prywatnych klientów, mogą stać się problematyczne, gdy klienci państwowi lub kontrolowani przez państwo otrzymują takie samo traktowanie. Jeśli chodzi o klientów będących własnością państwa lub kontrolowanych przez państwo, dobrym pomysłem jest również, aby firma prowadziła listę takich podmiotów, tak aby wzmożony przegląd był uruchamiany, gdy jakikolwiek personel korporacyjny ma do czynienia z takimi klientami lub potencjalnymi klientami. Personel audytu wewnętrznego i finansów musi również zrozumieć, że płatności, które skutkują uzyskaniem przez firmę zagranicznej licencji, zezwolenia lub certyfikatu, mogą spełnić element dotyczący uzyskania lub utrzymania działalności biznesowej naruszenia przepisów antykorupcyjnych w oparciu o teorię, że takie płatności pomagają spółki, w sensie ogólnym, pozyskać lub utrzymać interesy.

(2) Zwróć szczególną uwagę na prośby pracowników o zwrot kosztów i rozważ kwestie FCPA w związku z tymi prośbami. Na przykład, jeśli wyznaczonym pracownikiem ds. sprzedaży i marketingu jest konkretna osoba zajmująca się winem i obiadem, czy istnieje jakakolwiek wzmożona kontrola wniosków o zwrot kosztów tej osoby?

(3) Należy być świadomym przepisów FCPA dotyczących płatności dla osób trzecich i być w stanie wykryć (i podjąć dalsze działania) następujące kwestie związane z zatrudnieniem i nadzorowaniem zagranicznego agenta lub przedstawiciela: płatności dokonywane na rachunek osobisty (zamiast na firmę) konta bankowe; płatności na zagraniczne rachunki bankowe; płatności, które można by dokonać jednorazowo, ale są dzielone w celu uniknięcia wykrycia; oraz płatności dokonywane na konto w innym kraju niż ten, w którym znajduje się usługodawca. W przypadku korzystania z usług stron trzecich wypłaty prowizji są oczywiście dużym ryzykiem FCPA. W związku z tym personel ds. audytu wewnętrznego i finansów musi zapytać, jakie kroki podjęła firma, aby upewnić się, że wypłaty prowizji są rozsądne. Ponadto tacy pracownicy powinni w szczególności szukać dowodów na to, że strona trzecia faktycznie świadczyła legalne usługi o wartości dodanej przed dokonaniem płatności przez firmę.

(4) Dowiedz się, kto w firmie, w odpowiedniej jednostce biznesowej itp. ma uprawnienia do autoryzacji dużych płatności i upewnij się, że te autoryzacje są dokładnie sprawdzane. Ze względu na tytuł, prestiż, a w niektórych krajach \u2013 płeć \u2013 niektóre osoby podlegają mniejszemu nadzorowi i kontroli, jeśli chodzi o autoryzację płatności. Jeśli w firmie pojawią się takie trendy lub wzorce w tej kwestii, personel audytu wewnętrznego i finansów musi starannie zrozumieć, dlaczego.

(5)Zwróć szczególną uwagę na następujące konta (wszystkie, zgodnie z niedawnymi działaniami egzekucyjnymi FCPA, służyły do ​​ukrywania niewłaściwych płatności) \u2013 \u201b\u201bdodatkowe oceny \u201d \u201d \u201d dodatkowe koszty \u201d \u201d nadzwyczajne wydatki \u201d \u201e pilne przetwarzanie, pilna wysyłka, przetwarzanie celne, zaliczki na import. Konta te oraz wszystkie inne rachunki opisane w niejasny lub niejednoznaczny sposób powinny podlegać wzmożonej kontroli ze strony personelu audytu wewnętrznego i finansów.

Wracając do pierwotnego problemu poruszonego przez czytelnika, jak najlepiej oferować księgi i rejestry FCPA oraz szkolenie w zakresie zgodności z kontrolą wewnętrzną. Ponownie, ponieważ księgi i rejestry oraz przepisy dotyczące kontroli wewnętrznej są tak ogólne, uważam, że najlepszą praktyką jest połączenie takiego szkolenia ze szkoleniem antykorupcyjnym i upewnienie się, że personel audytu wewnętrznego i finansów dysponuje narzędziami FCPA niezbędnymi do prawidłowego wykonywać swoje zadania.

Personel audytu wewnętrznego i finansów ma do odegrania rolę w zakresie zgodności z FCPA, a SEC wyraźnie oczekuje, że będą odgrywać tę rolę. Jednak pracownicy audytu wewnętrznego i finansów mogą zgłaszać kwestie FCPA tylko wtedy, gdy najpierw wiedzą, jakich kwestii FCPA szukać. Zapewnienie personelowi audytu wewnętrznego i finansów dobrej pary gogli FCPA to dobry sposób na osiągnięcie zgodności z księgami i rejestrami oraz kontrolami wewnętrznymi.